15.02.2022

Электронный документооборот по охране труда: обзор сервисов

Электронный документооборот по охране труда: обзор сервисов

Содержание:

  1. Обзор сервисов по охране труда
  2. Сравнение возможностей сервисов
  3. 5 преимуществ перехода на цифровой документооборот

Большинство процессов охраны труда поддаются автоматизации с помощью специализированных программ. Обычно они содержат всю необходимую информацию для полноценной работы и требуют минимального участия человека. Рассмотрим четыре наиболее функциональных сервиса для ведения документооборота по охране труда.

1С: Производственная безопасность. Охрана труда

Позволяет внедрить автоматизацию процессов охраны труда: формирование документации, процессы учета, планирования и контроля. Программу можно интегрировать с типовыми решениями 1С.

На начальной странице есть настраиваемые виджеты и основные данные об активных задачах
На начальной странице есть настраиваемые виджеты и основные данные об активных задачах

1С: Производственная безопасность. Охрана труда

Конструктор документов с импортом из баз 1С, SAP
Контроль мероприятий в календаре
Проведение спецоценки
Управление медосмотрами
Обучение работников
Учет СИЗ и СиОС
Весь процесс выдачи наряда-допуска
Расследование несчастных случаев
Подготовка отчетности госорганам
Мониторинг здоровья работников

Возможности

1. Создание документов по готовым шаблонам с автоматическим переносом данных

В систему можно перенести данные из баз 1С, SAP и других файлов. При заполнении шаблона не нужно заново их вводить, через кнопку «заполнить» система перенесет нужные данные. Интеграция с 1С: Документооборотом.

2. Планирование и контроль мероприятий по охране труда

Здесь можно:

  • закрепить мероприятия за исполнителями;
  • уведомлять участников о ходе выполнения;
  • отследить процесс выполнения мероприятий, сформировав аналитический отчет.
Назначайте исполнителей и контролируйте срок исполнения мероприятий
Назначайте исполнителей и контролируйте срок исполнения мероприятий

3. Учет и контроль проведения специальной оценки условий труда (СОУТ)

Программа позволяет загрузить уже имеющиеся результаты проведения СОУТ, после чего программа сама создаст форму карт и результатов спецоценки. Перечень рабочих мест, подлежащих спецоценке, формируется автоматически из внесенных данных. А сроки проведения отображаются в календаре.

4. Управление медицинскими осмотрами

Перечень должностей для прохождения медосмотров формируется автоматически на основе внесенных данных. Если по результатам медосмотра сотрудник не годен, программа автоматически создаст документ по этому факту со ссылкой на пункт.

В этом разделе можно разработать графики всех видов медосмотров, рассчитать стоимость их проведения и сформировать отчет, отслеживать страховые случаи и случаи профессиональных заболеваний.

5. Обучение персонала и проверка знаний

Перечень должностей для прохождения обучения также формируется автоматически. Можно составлять годовой план по обучению, создавать тесты и электронные курсы, заполнять журналы инструктажей и формировать отчеты по состоянию обучения. Система сама отслеживает срок действия удостоверения, а «Помощник» напоминает об истечении его срока.

Вносите данные по обучениям в график и они отобразятся в планировщике
Вносите данные по обучениям в график и они отобразятся в планировщике

6. Учет и контроль наличия средств индивидуальной защиты (СИЗ), смывающих и обезвреживающих средств (СиОС)

В раздел можно перенести все имеющиеся данные по складскому учету и эксплуатации спецодежды и СИЗ. По этим данным программа сможет проверять наличие на складе выдаваемой одежды.

Здесь можно вести учет СИЗ в личной карточке, сформировать нормы их выдачи и потребность, подготовить план закупок.

7. Учет нарядов-допусков

Здесь можно создать, согласовать и утвердить необходимые документы для всего процесса выдачи наряда-допуска.

При формировании приказа в программе устанавливается условие, что только внесенные в него сотрудники имеют право выдавать наряды-допуски. Программа автоматически проверяет выполнение этого условия.

8. Учет несчастных случаев (НС) на производстве

Подготовка полного пакета документов с минимальным участием человека для ввода исходных данных: от приказа о создании комиссии до акта расследования и сообщения о последствиях несчастного случая.

Ответственный может контролировать расследование в одной карте маршрута
Ответственный может контролировать расследование в одной карте маршрута

9. Проверки и аудиты

Проверки проходят с помощью шаблонов проверочных листов. По результатам проверки формируется акт и на его основе принимаются меры по устранению нарушений.

10. Подготовка отчетности госорганам

На основе результатов СОУТ, данных о несчастных случаях, информации об обеспеченности СИЗ, информации о прохождении медосмотров система позволяет создать отчетность в соответствующие органы.

Типовые формы отчетности: отчет 1-Т (условия труда), отчет о результатах медицинских осмотрах, форма № 7-травматизм и другие.

11. Мониторинг сведений о работнике в рамках профилактики COVID-19

Учет показателей состояния здоровья работников, фиксация нахождения на рабочем месте или удаленной работы.


Ограничения

Лицензия на ограниченное количество рабочих мест. Можно расширить количество, если купить лицензии «1С: Предприятие 8» (до 1000 рабочих мест) и «Производственная безопасность. Охрана труда» (до 100 мест).

Программное обеспечение

  1. В пакет входят лицензии «1С: Предприятие 8» и «Производственная безопасность. Охрана труда».
  2. Интеграция с типовыми решениями 1С.

Что в итоге

Полезен для компаний с большим количеством рабочих мест, где нужно тратить много времени на обработку данных. Есть автоматическое заполнение данных и перенос их в связанные документы. Полезный инструмент для автоматизации процессов охраны труда.

Источник: 1С:Производственная безопасность. Охрана труда — Материалы (1c.ru)

Система Охрана труда (Актион)

Справочная система по охране труда, промышленной безопасности, пожарной безопасности, гражданской обороне и экологии. Система работает через браузер. Упрощает документооборот по охране труда.

В системе простой и понятный интерфейс, подойдет для начинающих специалистов
В системе простой и понятный интерфейс, подойдет для начинающих специалистов

Система Охрана труда (Актион)

Шаблоны в формате docx
Рекомендации и пошаговые инструкции от экспертов
Обзор изменений в нормах
Индивидуальные консультации от экспертов
Ответы от поддержки 14 часов в сутки
Заказ разработки шаблона документа
Автоматические сервисы для расчетов
Интерактивный рабочий стол
Обучение с выдачей диплома
Отраслевые журналы

Возможности

1. Рекомендации по охране труда

Новости, главные события месяца, разбор ситуаций. Практическое решение проблем, пошаговые инструкции. Можно узнать подробнее о том, как и когда применять документ. Материалы готовят эксперты министерств и ведомств.

2. Шаблоны

В системе есть 3198 шаблонов и образцов документов. Шаблоны представлены в текстовом формате docx и есть образец их заполнения.

Здесь указано, когда применяется документ и подробнее о том, как проводятся процедуры. В документе выделены все данные, которые нужно заменить на свои
Здесь указано, когда применяется документ и подробнее о том, как проводятся процедуры. В документе выделены все данные, которые нужно заменить на свои

3. Справочники

Сводный обзор изменений в законодательстве, новых правил по охране труда в табличной форме. Приведены контрольные вопросы инспекторов по охране труда при проверках, и какая ждет ответственность за нарушение требований. Представлена отчетность и план проверок всех контролирующих органов по регионам.

4. Ответы от экспертов

Индивидуальные письменные консультации от экспертов-практиков или экспертов из министерства и ведомств. Эксперт отвечает в течение одного-двух рабочих дней. Можно заказать разработку шаблона документа — это займет 48 часов.

5. Сервисы

Есть весь набор инструментов для автоматизации процессов: автоматические расчетчики, мастера и планировщики мероприятий по охране труда. С помощью расчетчиков можно рассчитать категорию риска и период проверок, вид и количество смывающих и обезвреживающих средств и др. А мастер поможет определить вид необходимого инструктажа или медосмотра и даст пошаговые инструкции.

Для того, чтобы рассчитать категорию риска, нужно ввести только необходимые показатели по своей организации
Для того, чтобы рассчитать категорию риска, нужно ввести только необходимые показатели по своей организации

Также есть интерактивный рабочий стол для специалиста по охране труда.

Здесь для быстрого доступа в виде кнопок собраны сервисы, игры, презентации, кроссворды, тесты, вебинары и наглядный материал
Здесь для быстрого доступа в виде кнопок собраны сервисы, игры, презентации, кроссворды, тесты, вебинары и наглядный материал

6. Академия Охраны труда

Есть возможность обучения с выдачей диплома, удостоверения или сертификата государственного образца. Более 21 программ обучения для специалистов строительной сферы. В чате можно лично задать вопросы преподавателю.

Сервис собирает данные в отчет и помогает оценить вовлеченность и успеваемость сотрудников
Сервис собирает данные в отчет и помогает оценить вовлеченность и успеваемость сотрудников

Ограничения

В системе есть две версии: оптимальная и премиальная. В оптимальную версию не входят рекомендации по промышленной безопасности и отраслевая специфика, видео-семинары, экспертная поддержка, обучение в Академии.

Основную массу информации (шаблоны документов, обновления в законодательстве) можно найти в свободном доступе, но на это нужно потратить время. Если в компании большой объем документации, то сложно уследить за изменениями во всех направлениях.

Программное обеспечение

Установка не требуется, система открывается в браузере.

Что в итоге

Понятный интерфейс и пошаговые инструкции сервиса помогут быстрее разобраться в организации документооборота по охране труда специалисту с небольшим опытом работы. Для тех, кому важно быть в курсе последних событий — есть закрытые узкоспециализированные вебинары, конференции, отраслевые журналы, регулярно обновляемые базы. Если специалист не может разобраться в нормативных требованиях — здесь можно напрямую проконсультироваться с экспертом.

Источник: Система Охрана труда. Оптимальная версия (1otruda.ru)

SiteDocs Safety Management Software

Сервис по управлению безопасностью для строительной сферы. Позволяет в режиме реального времени отслеживать заполнение документации, быстро реагировать на опасности и происшествия, которые происходят на строительной площадке, и применять дисциплинарные меры.

Сервис удобен тем, что в нем есть приложение на планшет и телефон — можно сразу работать на стройплощадке
Сервис удобен тем, что в нем есть приложение на планшет и телефон — можно сразу работать на стройплощадке

SiteDocs Safety Management Software

Настраиваемые шаблоны
Электронное подписание документов с привязкой геолокации и времени
Отслеживание обучения работников
Заполнение документов в приложении

Возможности

  1. Создание полностью настраиваемых документов по существующим шаблонам.
Документы можно сразу подписать — приложение зафиксирует время и геолокацию
Документы можно сразу подписать — приложение зафиксирует время и геолокацию
  1. Управление профилем работника, отслеживание аттестации и обучения.
  2. Через приложение на телефоне или планшете можно заполнять документы.
Чтобы внести комментарий во время проверки, можно воспользоваться голосовым вводом и речь преобразуется в текст
Чтобы внести комментарий во время проверки, можно воспользоваться голосовым вводом и речь преобразуется в текст

Ограничения

  • Нет русифицированной версии
  • Не заменяет весь бумажный документооборот по охране труда

Программное обеспечение

Система открывается в браузере. Есть приложения на телефон или планшет: iPhone app, Ipad app, Android App.

Что в итоге

Полезен для тех, кому важно быстро и качественно вносить изменения непосредственно на строительной площадке. Для инспекторов — фото и видео фиксация нарушений, заполнение сразу в приложении.

Источник: SiteDocs Safety Management Software

SiteDocs 2016 Panel Tutorial — YouTube

Procore Quality & Safety

Облачная платформа по управлению безопасностью в строительстве. Разработана для полевых работ в строительстве, во время которых трудно выявить возможные опасные производственные факторы.

Procore Quality & Safety

Конструктор шаблонов
Защита документов по уровню доступа
Просмотр чертежей формата DWG
Дашборд с основными показателями
Настраиваемый журнал наблюдений

Возможности

  1. Заполнение предварительно загруженных форм документов в редактируемом PDF. Прикрепление фото. Можно воспользоваться конструктором шаблонов.
С помощью настраиваемых чек-листов можно проводить проверки
С помощью настраиваемых чек-листов можно проводить проверки
  1. Неограниченный объем хранения файлов.
  2. Защита документов с помощью уровня полномочий/допуска.
  3. Просмотр чертежей формата DWG с помощью встроенного средства просмотра.
  4. Синхронизация информации со всеми участниками проекта.
  5. Настраиваемый журнал наблюдений.

Автоматическая запись погодных условий. Время работы исполнителей на площадке, какой процент каждой задачи выполнен.

  1. Визуализация информации для поиска проблем с помощью дашбордов.
  2. Сбор и анализ информации о травматизме, отслеживание потенциальных рисков.
Информация о травматизме представлена в компактном виде на одной странице
Информация о травматизме представлена в компактном виде на одной странице
  1. Можно интегрировать с любым программным обеспечением и работать на одной платформе.

Ограничения

  • Ограниченный выбор шаблонов документов
  • Нет русифицированной версии

Программное обеспечение

Облачная платформа открывается в браузере. Есть приложения на телефон
или планшет: iPhone app, Ipad app, Android App.

Что в итоге

Платформа будет полезна при проведении инженерно-изыскательских работ.
Также для более точного выявления потенциальных рисков с помощью анализа информации о травматизме.

Источник: Procore Quality and Safety Product Demo — YouTube

    Подпишитесь на рассылку
    Раз в неделю будем присылать вам самые интересные материалы

    Сравнение возможностей сервисов

    1С:Охрана трудаАктионSiteDocsProcore
    Создание документов по шаблонам в сервисе
    Цифровой формат процессов: наряд-допускнесчастный случайспецоценкаСИЗ и СиОСмедосмотр

    Электронное подписание документов
    есть расширение
    Контроль выполнения мероприятий
    Обзор изменений в нормах
    Просмотр чертежей
    Заказ разработки шаблона документа
    Автоматические сервисы для расчетов
    Обучение с выдачей диплома
    Есть приложение на телефон или планшет
    Проведение проверок с помощью мобильного приложения

    5 преимуществ перехода на цифровой документооборот по охране труда

    1. Сокращает время выполнения процессов. Документацию можно сразу оформлять в цифровом формате в конструкторе по готовым шаблонам, это сокращает сроки выполнения связанных процессов с дней до нескольких часов.
    2. Ускоряет процесс согласования документов. Все участники процесса видят, на каком этапе находятся работы, и кто за них несет ответственность, поэтому не нужно отправлять документы почтой. Документы можно подписывать электронной подписью удаленно. Документы, подписанные электронной квалифицированной подписью, являются юридически значимыми.
    3. Повышает контроль и отслеживание действий работников. Проще привлечь работников к ответственности. Наличие ограниченного времени на исполнение документа, отсутствие возможности подписать «задним числом».
    4. Снижает вероятность несчастных случаев. С помощью аналитики данных можно быстрее выявлять причины несчастных случаев. И на основе этих данных более качественно разрабатывать предупреждающие меры.
    5. Требует минимального обучения работника. Благодаря тому, что в сервисах интуитивно понятный интерфейс и есть объяснения от разработчика, на должность специалиста по охране труда можно взять сотрудника с небольшим опытом работы и организация документооборота проходит легко. При этом сокращается время на поиск подходящего кандидата, а после приема на работу не нужно проводить длительную стажировку.