02.08.2021

Электронный документооборот

В данной серии статей мы расскажем:

  1. Цифровизация сметной документации
  2. Закупка и поставка строительных материалов
  3. Электронный документооборот
  4. Цифровой строительный контроль
  5. Оптимизация процессов строительства
  6. BIM моделирование
  7. Смарт-контракты в цифровизации строительства

Перейти к главной статье серии

Проблема: Сложно и долго готовить исполнительную документацию в бумажном формате

После завершения очередного этапа строительства его документальное закрытие может занять несколько месяцев. В классическом сценарии первый этап — подготовка исполнительной документации на бумаге. Второй — рассылка пакета документов на согласование и подписание всеми участникам проекта в бумажном виде. Если в документах есть ошибки, процесс начинается заново.

Переход на электронный документооборот ускоряет закрытие этапов, и в результате заказчик быстрее оплачивает работу.

Решение

На рынке есть ряд систем, которые позволяют в электронном виде создавать полный пакет исполнительной документации в ручном или автоматизированном формате и акты КС-2, КС-3.

У некоторых сервисов электронного документооборота есть два существенных недостатка.

Первый — документы нельзя подписать квалифицированной электронной подписью. Либо такой подписью руководитель компании может подписать только полностью готовый пакет исполнительной документации. Промежуточное же согласование внутренними службами проходит с помощью обычной электронной подписи или даже без нее. Это плохо тем, что сотрудник может подписать пакет документации своей цифровой подписью, не имея такого юридического права. Были случаи, когда об этом становилось известно после завершения работ, и все документы приходилось переделывать заново.

Второй — нет опыта реального внедрения на проектах с государственным финансированием.

Сервисы

«Цифровое управление строительством» (ЦУС)
https://matriks.group/
Сервис полностью заменяет документооборот в бумажном виде: создание договоров, исполнительной документации, актов скрытых работ, актов КС-2, КС-3, реестров исполнительной документации. У «ЦУС» свыше 60 шаблонов стандартных форм документов, есть конструктор документов для создания собственных шаблонов с помощью визуального редактора.

После загрузки документы отправляются на согласование в электронном виде. Участники могут внести замечания, уведомление об этом получит инициатор процесса. Вся история согласований сохраняется.

Все участники подписывают документы квалифицированной цифровой подписью. Госорганы, в том числе Федеральное Казначейство, принимают документы, сформированные и подписанные в сервисе.

Интерфейс ЦУС: акты и другая исполнительная документация в одном месте, можно подписать их в электронном виде или скачать
Интерфейс ЦУС: акты и другая исполнительная документация в одном месте, можно подписать их в электронном виде или скачать

«АЛТИУС — Цифровизация строительства»
http://www.altius.ru/
Программа для заполнения исполнительной документации. Содержит функционал по учету договоров, контролирует выполнение объемов по смете и формирует акты КС-2, КС-3 с расчетом страховых удержаний и зачетом аванса.

Журналы и акты по смете готовятся в автоматическом режиме, нужно только импортировать смету или файл Excel в программу. Есть функция электронного подписания документов.

Интерфейс «Алтиус». Редактирование акта КС-2
Интерфейс «Алтиус». Редактирование акта КС-2

Hardroller
https://hardroller.ru
Программа содержит цифровые журналы работ и входного контроля материалов. Есть возможность автоматически проверить наличие паспортов и сертификатов. Участники строительства могут подписывать документы усиленной квалифицированной электронной подписью.

Интерфейс Hardroller. Акты работ
Интерфейс Hardroller. Акты работ

«Адепт»
https://gk-adept.ru/
Программа дает возможность вести общий и специальный журналы работ в электронном виде. Можно готовить акты освидетельствования скрытых работ и другие акты, автоматически привязывая данные по сертификатам и пр. В программе более 70 форм актов. Документы согласуются при помощи электронной цифровой подписи.

Интерфейс «Адепт». Формирование Акта КС-2
Интерфейс «Адепт». Формирование Акта КС-2

Gectaro
https://gectaro.com
В системе можно сформировать акты КС-2 и КС-3 за нужный период и отметить, подписаны документы или нет на данный момент. Функция электронного подписания документов не реализована.

Сервис больше подходит для небольших проектов и строительных компаний, так как не поддерживает индексно-базисный метод расчета в сметах. Поэтому невозможно полноценное закрытие актов.

Интерфейс Gectaro. Можно быстро сформировать акты КС-2 и КС-3 на основании внесенных ранее данных
Интерфейс Gectaro. Можно быстро сформировать акты КС-2 и КС-3 на основании внесенных ранее данных

Проблема: сложно поддерживать и хранить актуальные версии документов в едином хранилище

Есть и еще одна проблема — ошибки при строительстве из-за устаревшей проектной документации. Когда в проектную документацию, сметы и другие документы вносятся изменения, они теряются и не доходят до подрядчиков.

Проблема становится еще более актуальной с внедрением услуги «Экспертное сопровождение». Можно легитимно вносить изменения в проектную документацию и проходить повторно госэкспертизу за 20 рабочих дней. Поэтому количество новых версий документов в проекте может существенно увеличиться.

Размещение на платформе актуальной рабочей документации — насущный вопрос.

Есть несколько сервисов с этими функциями, выделим наиболее интересные.

«Цифровое управление строительством» (ЦУС)
https://matriks.group/
Система поддерживает загрузку документов в форматах docx, xls или их сканированные версии. На основе этих файлов создается система папок, и они сортируются по датам. Все документы, созданные внутри системы, хранятся там, как в электронном архиве, и можно вернуться к ним в любое время. Для смет есть функция сравнения актуальной версии и предыдущей, когда отображаются расхождения в них.

Интерфейс ЦУС. Дерево электронного документооборота
Интерфейс ЦУС. Дерево электронного документооборота
Интерфейс ЦУС. Дерево исполнительной документации
Интерфейс ЦУС. Дерево исполнительной документации

PlanRadar
https://www.planradar.com/ru
Сервис можно использовать как хранилище документов с сортировкой по срокам создания. Еще одна функция — сравнение чертежей. Версии накладываются друг на друга, а расхождения в версиях подсвечиваются. Недостаток сервиса — он не поддерживает российскую нормативную базу, например, в нем нельзя подготовить и согласовать исполнительную документацию. Для этих задач придется использовать другую систему.

Кнопка «Просмотр версий» в правом верхнем углу позволяет сравнить между собой несколько версий этого чертежа
Кнопка «Просмотр версий» в правом верхнем углу позволяет сравнить между собой несколько версий этого чертежа

Следующий этап цифровизации строительства — использование сервисов электронного строительного контроля.