06.08.2021

Как пошагово перевести исполнительную документацию в цифровую форму

Как пошагово перевести исполнительную документацию в цифровую форму

После завершения очередного этапа работ на объекте, строительной компании нужно сформировать комплект исполнительной документации:

  • ведомости объемов работ;
  • общий журнал работ;
  • акты освидетельствования скрытых работ;
  • документы о качестве строительных материалов;
  • исполненные чертежи;
  • комплект закрывающих документов: акты КС2, КС3.

В бумажном варианте это может занимать несколько месяцев. Пока нет нужных документов — у подрядчика нет оплаты, а у заказчика нет приемки выполнения. В итоге из-за задержек по оплате строительная компания может столкнуться с финансовыми проблемами, а заказчик — со срывом сроков производства работ.

Введение цифрового документооборота экономит время и деньги компании. Если подготовка всех документов в «бумаге» занимает несколько недель, то в едином цифровом пространстве те же самые операции можно сделать за несколько дней. Быстро собрать и подписать все закрывающие документы — значит получить оплату без задержек и вовремя выплатить зарплаты рабочим и купить стройматериалы. О том, как перевести исполнительную документацию в цифровую форму, расскажем в нашем материале.

Документы по одному объекту с бюджетом 100 миллионов рублей весят 30 килограммов.

Как работает электронный документооборот

Сервисы электронного документооборота работают по двум сценариям. В первом варианте компании приходится загружать в единое цифровое пространство сканы бумажных документов. Там проводится их согласование — сначала проверяют корректность данных, а затем ответственные лица ставят электронные подписи. Перейти на применение сервиса такого характера можно быстро, но приходится вести в отдельных программах проектные документы — например, графики работ, сметы и т. д. Другой вариант предполагает лишь частичное использование сканированных документов. Большая часть исполнительной документации будет формироваться в сервисе. Например, создать, согласовать и подписать ведомости объемов работ или график производства можно будет прямо в системе. Сложность такого подхода в том, что компании потребуется перевести большую часть своих процессов в цифровой формат — подобрать программное обеспечение, научить сотрудников работать с ним, переделать регламенты.

Сценарий 1Сценарий 2
Использование сканов
Формирование исполнительной документации в сервисе
Проверка и подписание документов
Работа в одной среде без использование сторонних сервисов для создание проектных документов
Перевод внутренних процессов в цифровой формат

Все документы, сформированные в едином цифровом пространстве, имеют ту же юридическую силу, что и их бумажные версии. Все проверяющие и ответственные имеют электронные цифровые подписи — заверить документ можно буквально в один клик.

Все бумаги рассортированы по назначению. Всегда можно скачать и распечатать текущую версию документа, если нужна бумажная версия.
Все бумаги рассортированы по назначению. Всегда можно скачать и распечатать текущую версию документа, если нужна бумажная версия.

Как перевести исполнительную документацию в цифровой формат

На российском рынке представлено несколько решений, которые переводят исполнительную документацию в электронный вид. Стоит отметить, что не все из них равнозначны — часть систем работает только с крупным бизнесом, часть, наоборот, с малым. На момент написания материала (июль 2021 г.) государственные органы принимают только документы, сформированные в сервисе «Цифровое управление строительством» (ЦУС).

Чтобы использовать сервис электронного документооборота, необходимо заключить дополнительное соглашение между всеми участниками строительных процессов. Соглашение будет регулировать документооборот и определит, что проверка и подписание бумаг будет происходить в выбранном сервисе. Также для внедрения электронного документооборота потребуется сертификат КЭП у каждого участника, чья подпись на документах может понадобиться.

Стоимость подключения таких сервисов зависит от масштаба объекта. Чем больше стройка, тем дороже обойдется перевод исполнительной документации в цифровой формат. Стоит также учитывать, что у разных сервисов — разные модели оплаты: за объект, за пользователя, за единовременно работающего пользователя.

Сервисы цифрового документооборота подключаются быстро. Например, при работе только со сканированными версиями документов систему можно настроить за неделю. Но придется также договариваться с другими участниками строительных процессов о введении электронного документооборота. На это также стоит заложить время.

20 000

рублей в среднем будет стоить внедрение сервиса электронного документооборота на одном объекте в месяц без стоимости КЭП для участников

    Подпишитесь на рассылку
    Раз в неделю будем присылать вам самые интересные материалы

    Как настроить систему электронного документооборота

    Создайте проект
    Система электронного документооборота адаптирована к работе крупных компаний. Можно вести сразу несколько проектов одновременно, однако для каждого из них нужно будет заново настраивать систему — создавать объекты, вносить ответственных лиц и так далее.

    Так выглядит основной экран ЦУС. Здесь указаны все текущие задачи пользователя вместе с показателями объектов, которые нужно отслеживать — выполнением работ и освоением средств
    Так выглядит основной экран ЦУС. Здесь указаны все текущие задачи пользователя вместе с показателями объектов, которые нужно отслеживать — выполнением работ и освоением средств

    Создайте объект
    В проекте может быть несколько объектов — например, когда строительная компания возводит не один дом, а целый жилой комплекс с подземной парковкой и школой. Для начала работы в системе нужно создать объект, которым вы будете заниматься.

    Карточка создания объекта содержит минимум информации — номер договора по проекту, даты начала и окончания, ответственного. Если все правильно заполнить, то система сама напомнит ответственному о документах объекта, которые нужно посмотреть.
    Карточка создания объекта содержит минимум информации — номер договора по проекту, даты начала и окончания, ответственного. Если все правильно заполнить, то система сама напомнит ответственному о документах объекта, которые нужно посмотреть.

    Внесите участников
    Чтобы электронная документация на выходе была легитимной, нужны подписи принимающих сторон. Система позволяет внести данные физических и юридических лиц, которые проверяют и подписывают документы.

    После того, как пользователь внес все нужные данные в систему, ему предоставляется доступ к единому цифровому пространству. Здесь есть доступ ко всей исполнительной документации по объекту, видны все участники строительных процессов.

    Вкладка объекта — это и есть замена многомесячного обмена документами. Проверить или подписать бумаги можно в два клика.
    Вкладка объекта — это и есть замена многомесячного обмена документами. Проверить или подписать бумаги можно в два клика.

    Только логистика бумажных документов крупного объекта может занимать порядка двух месяцев. И это — не считая времени на их подписание. С сервисами электронного документооборота те же операции занимают 1 минуту.

    Как работать в системе электронного документооборота

    В случае когда система предполагает только частичное использование сканированных документов, создание нужных бумаг можно полностью доверить сервису. В нем заранее заложены шаблоны актов, ведомостей и журналов согласно строительным нормам. При желании всегда можно создать свой шаблон документа и использовать его. Рассмотрим возможности единого цифрового пространства на примере ЦУС и работы с актами. Система позволяет выбрать акт нужной категории и создать новый по шаблону.

    В выпадающем списке представлены все возможные категории актов.
    В выпадающем списке представлены все возможные категории актов.

    Для создания документа нужно последовательно заполнить все поля, загрузив при необходимости приложение.

    Сервис также дает возможность редактировать уже созданный документ. В окне редактирования документа уже указана информация, которую ввел пользователь на этапе создания.

    Здесь же можно скачать файл для печати, посмотреть статус согласования или подписать документ с помощью КЭП.

    Минимальные требования по функциям для сервиса исполнительной документации:

    1. Заведение данных по объекту
    2. Ведение реестров исполнительной документации
    3. Загрузка сканов документов
    4. Согласование в электронном виде
    5. Подписание квалифицированной электронной подписью

    Дополнительные требования:

    1. Загрузка смет в электронном виде
    2. Функция «Электронный строительный контроль»
    3. Формирование всех документов в электронном виде, в том числе КС-2, КС-3

      Подпишитесь на рассылку
      Раз в неделю будем присылать вам самые интересные материалы

      Чек-лист «Степень готовности компании к цифровому электронному документообороту»

      Чтобы понимать, готова ли ваша компания к переходу на электронный документооборот, рекомендуем следовать нашему чек-листу.

      Сценарий «Только сканы + электронное подписание«

      ☑ Другие участники строительства готовы использовать электронный документооборот и зафиксировать это в виде дополнительного соглашения к контрактам
      ☑ Все участники имеют квалифицированную цифровую подпись
      ☑ Внутри компаний-участников назначены ответственные за согласования подписанты и оформлены соответствующие приказы или должностные инструкции

      Сценарий «Сканы + документы, которые формируются внутри сервиса + подписание»

      Дополнительно к пунктам выше

      • Вы используете сметы в электронном формате: ГрандСмета, Смета.ру и др
      • Организация, которая осуществляет строительный контроль, готова вести его в электронном виде
      • У вас есть отдельный сотрудник, который будет ответственен за электронный документооборот по каждому объекту
      чек-лист