![](https://digital-build.ru/wp-content/themes/digital-build/img/logo2.png"){kind=logo}
После завершения очередного этапа работ на объекте, строительной компании нужно сформировать комплект исполнительной документации:
- ведомости объемов работ;
- общий журнал работ;
- акты освидетельствования скрытых работ;
- документы о качестве строительных материалов;
- исполненные чертежи;
- комплект закрывающих документов: акты КС2, КС3.
В бумажном варианте это может занимать несколько месяцев. Пока нет нужных документов — у подрядчика нет оплаты, а у заказчика нет приемки выполнения. В итоге из-за задержек по оплате строительная компания может столкнуться с финансовыми проблемами, а заказчик — со срывом сроков производства работ.
Введение цифрового документооборота экономит время и деньги компании. Если подготовка всех документов в «бумаге» занимает несколько недель, то в едином цифровом пространстве те же самые операции можно сделать за несколько дней. Быстро собрать и подписать все закрывающие документы — значит получить оплату без задержек и вовремя выплатить зарплаты рабочим и купить стройматериалы. О том, как перевести исполнительную документацию в цифровую форму, расскажем в нашем материале.
Как работает электронный документооборот
Сервисы электронного документооборота работают по двум сценариям. В первом варианте компании приходится загружать в единое цифровое пространство сканы бумажных документов. Там проводится их согласование — сначала проверяют корректность данных, а затем ответственные лица ставят электронные подписи. Перейти на применение сервиса такого характера можно быстро, но приходится вести в отдельных программах проектные документы — например, графики работ, сметы
| Сценарий 1 | Сценарий 2 | |
| Использование сканов |  | |
| Формирование исполнительной документации в сервисе | | |
| Проверка и подписание документов | | |
| Работа в одной среде без использование сторонних сервисов для создание проектных документов | | |
| Перевод внутренних процессов в цифровой формат | |
Все документы, сформированные в едином цифровом пространстве, имеют ту же юридическую силу, что и их бумажные версии. Все проверяющие и ответственные имеют электронные цифровые подписи — заверить документ можно буквально в один клик.
На российском рынке представлено несколько решений, которые занимаются ведением исполнительной документации в электронном виде. Стоит отметить, что не все из них равнозначны — часть систем работает только с крупным бизнесом, часть, наоборот, с малым. На момент написания материала (июль 2021 г.) государственные органы принимают только документы, сформированные в сервисе «Цифровое управление строительством» (ЦУС).
Чтобы использовать сервис электронного документооборота, необходимо заключить дополнительное соглашение между всеми участниками строительных процессов. Соглашение будет регулировать документооборот и определит, что проверка и подписание бумаг будет происходить в выбранном сервисе. Также для внедрения электронного документооборота потребуется сертификат КЭП у каждого участника, чья подпись на документах может понадобиться.
Стоимость подключения таких сервисов зависит от масштаба объекта. Чем больше стройка, тем дороже обойдется перевод исполнительной документации в цифровой формат. Стоит также учитывать, что у разных сервисов — разные модели оплаты: за объект, за пользователя, за единовременно работающего пользователя.
Сервисы по ведению электронной исполнительной документации подключаются быстро. Например, при работе только со сканированными версиями документов систему можно настроить за неделю. Но придется также договариваться с другими участниками строительных процессов о введении электронного документооборота. На это также стоит заложить время.
20 000
рублей в среднем будет стоить внедрение сервиса электронного документооборота на одном объекте в месяц без стоимости КЭП для участников
Как настроить систему электронного документооборота
Создайте проект
Система электронного документооборота адаптирована к работе крупных компаний. Можно вести сразу несколько проектов одновременно, однако для каждого из них нужно будет заново настраивать систему — создавать объекты, вносить ответственных лиц и так далее.
Создайте объект
В проекте может быть несколько объектов — например, когда строительная компания возводит не один дом, а целый жилой комплекс с подземной парковкой и школой. Для начала работы в системе нужно создать объект, которым вы будете заниматься.
Внесите участников
Чтобы электронная исполнительная документация на выходе была легитимной, нужны подписи принимающих сторон. Система позволяет внести данные физических и юридических лиц, которые проверяют и подписывают документы. .
После того, как пользователь внес все нужные данные в систему, ему предоставляется доступ к единому цифровому пространству. Здесь есть доступ ко всей исполнительной документации по объекту, видны все участники строительных процессов.
Только логистика бумажных документов крупного объекта может занимать порядка двух месяцев. И это — не считая времени на их подписание. С сервисами электронного документооборота те же операции занимают 1 минуту.
Как работать в системе электронного документооборота
В случае когда система предполагает только частичное использование сканированных документов, создание нужных бумаг можно полностью доверить сервису. В нем заранее заложены шаблоны актов, ведомостей и журналов согласно строительным нормам. При желании всегда можно создать свой шаблон документа и использовать его. Рассмотрим возможности единого цифрового пространства на примере ЦУС и работы с актами. Система позволяет выбрать акт нужной категории и создать новый по шаблону.
Для создания документа нужно последовательно заполнить все поля, загрузив при необходимости приложение.
Сервис также дает возможность редактировать уже созданный документ. В окне редактирования документа уже указана информация, которую ввел пользователь на этапе создания.
Здесь же можно скачать файл для печати, посмотреть статус согласования или подписать документ с помощью КЭП.
Минимальные требования по функциям для сервиса электронной исполнительной документации:
- Заведение данных по объекту
- Ведение реестров исполнительной документации
- Загрузка сканов документов
- Согласование в электронном виде
- Подписание квалифицированной электронной подписью
Дополнительные требования:
- Загрузка смет в электронном виде
- Функция «Электронный строительный контроль»
- Формирование всех документов в электронном виде, в том числе КС-2, КС-3
Чек-лист «Степень готовности компании к цифровому электронному документообороту»
Чтобы понимать, готова ли ваша компания к переходу на электронный документооборот, рекомендуем следовать нашему чек-листу.
Сценарий «Только сканы + электронное подписание«
☑ Другие участники строительства готовы использовать электронный документооборот и зафиксировать это в виде дополнительного соглашения к контрактам
☑ Все участники имеют квалифицированную цифровую подпись
☑ Внутри компаний-участников назначены ответственные за согласования подписанты и оформлены соответствующие приказы или должностные инструкции
Сценарий «Сканы + документы, которые формируются внутри сервиса + подписание»
Дополнительно к пунктам выше
- Вы используете сметы в электронном формате: ГрандСмета, Смета.ру и др
- Организация, которая осуществляет строительный контроль, готова вести его в электронном виде
- У вас есть отдельный сотрудник, который будет ответственен за электронный документооборот по каждому объекту