Как провести цифровую инвентаризацию и уменьшить потери инструментов в два раза

Строительная компания «Геоизол» с помощью сервиса для организации учета инструментов FaceKIT сократила потери оборудования в два раза. Мы поговорили с начальником группы внедрения компании ООО «Геоизол» Николаем Шароновым и ведущим специалистом отдела внедрения программного обеспечения компании-разработчика сервиса ООО «АЙДИЭНЛАБ» Никитой Петренко. Они на примере рассказали, как повысить личную ответственность работников и сэкономить 10 млн рублей в год на покупке оборудования.

Из статьи вы узнаете, как:

1. Определить проблему
2. Выбрать программу для организации учета инструментов
3. Обучить сотрудников и провести цифровую инвентаризацию
4. Подсчитать результаты
5. Оценить выгоды

Определить проблему

Строительная компания «Геоизол» одновременно ведет работу на 20−30 объектах. У нее на балансе находится около 10 тысяч единиц оборудования. По надобности инструменты перевозят с одного объекта на другой. С такими объемами работ трудно отследить, какие инструменты где находятся.

Раньше компания вела бухгалтерский учет в виде бумажных документов и в программе 1С. Сложность была в том, что перемещения инструмента фиксировались с задержкой в несколько дней. За это время информация могла стать неактуальной.

Путь инструмента выглядел так: на объект «А» купили 10 перфораторов. Документы на них отправили в бухгалтерию, а инструменты передали бригаде. Пока бухгалтер получил их и внес данные в программу, прошла неделя. Тем временем работники пользовались перфораторами и два из них передали на объект «Б». Передачу никак не зафиксировали в документах.

Когда на баланс компании поступило 10 перфораторов, у работников на объекте «А» их осталось четыре. Три инструмента уже сломали, а два потом обнаружили на другом объекте. Десятый перфоратор нашли спустя два месяца на складе. Руководство компании решило усовершенствовать систему учета оборудования с помощью цифрового сервиса.

Выбрать программу для организации учета инструмента

Для компании было важно, чтобы работники могли пользоваться сервисом учета прямо на объекте, где не получится установить компьютер или ноутбук. Поэтому руководство «Геоизол» определило такие требования к программному обеспечению:

1. Весь учет ведется в одном сервисе.
2. Облачное решение, то есть работники имеют доступ к нему через интернет без установки программ.
3. Сервисом можно пользоваться с мобильных устройств.
4. Система работает надежно, без сбоев.
5. Есть возможность фотофиксации состояния инструмента.
6. Легко обучиться работать в сервисе.

По этим критериям выбрали FaceKIT. Все его функции доступны в мобильном приложении: можно добавить новый инструмент, зафиксировать передачу, провести инвентаризацию инструмента на предприятии.

Теперь учет происходит так. Новое оборудование сразу регистрируют в сервисе. Часть информации уже есть в шаблоне, для создания карточки нужно заполнить пустые поля.

Работник, который его берет, фотографирует инструмент на телефон и прикрепляет фотографию в мобильном приложении. С этого момента он несет ответственность за взятое оборудование. Если он взял исправный инструмент, а вернул сломанный, это установят по фото.

Обучить сотрудников и провести цифровую инвентаризацию

Чтобы начать работу в FaceKIT, нужно было перенести туда данные обо всех 10 тысячах уже имеющихся инструментов. Вручную это заняло бы несколько рабочих дней, поэтому перенос информации решили автоматизировать.

У компании такого масштаба объемы инструментов огромные, поэтому потребовалось найти решение, как синхронизировать данные, где какую информацию хранить. Для этого мы доработали функционал загрузки данных в систему, сделали его лучше, удобнее, проще и надежнее. Данные из 1С и других источников объединили в Excel-таблицу и в таком виде загрузили в сервис.

Затем надо было обучить сотрудников работать в новой программе и объяснить им, что теперь они лично несут материальную ответственность за взятый инструмент. Тут успех во многом зависел от руководителей компании.

Внедрение сервиса заняло 3 месяца. Генеральный директор издал приказ о цифровой инвентаризации, обязав сотрудников перепроверить, что у них есть, и привести все к единому списку. Среди сотрудников назначили ответственных за каждую группу инструментов. Ответственные проверяли, чтобы данные о том, где находится инструмент, соответствовали действительности, и фиксировали его приемку.

Подсчитать результаты

Такая организация учета инструмента позволила за год уменьшить потери оборудования в два раза. Работники, осознавая личную ответственность, стали бережнее относиться к нему. К тому же теперь для инструментов устанавливают срок техосмотра. Дорогостоящее оборудование вовремя обслуживают, и оно реже ломается. За счет этого срок службы инструментов вырос на 40%.

Так как в сервисе есть точные данные, сколько инструментов в рабочем состоянии и где они находятся, мы стали докупать меньше оборудования. Количество дозакупок в год уменьшилось на 70%.

Также удалось снизить негативные настроения среди работников. Раньше при потере инструмента было сложно установить ответственного. Сейчас в программе видно, кто за какие инструменты отвечает и каждый сотрудник понимает, за что с него спросят.

Оценить выгоды

Организация цифрового учета инструмента позволила компании «Геоизол» сэкономить на дозакупке оборудования 10 млн рублей в год. Такой эффект получился за счет увеличения срока службы инструментов, уменьшения потерь и более рационального использования имеющегося оборудования.

Все данные об инвентаризации инструмента на предприятии хранятся в FaceKIT. Руководитель открывает программу и видит, сколько всего инструментов, сколько сломано, какое оборудование используется на определенном объекте. Отчеты настраиваются индивидуально в зависимости от того, какая информация нужна. Таким образом руководство компании знает в подробностях, как используется тот или иной инструмент, и может на основании этих данных принимать решения о закупках.