Как Росводоканал сумел внедрить систему электронного документооборота

В любой крупной организации со сложной структурой и большим количеством филиалов есть проблема с документооборотом, если он происходит в бумажном виде. Приходится тратить время на множество согласований, договорённости, переделку документов, иногда отправку по почте. Бывает, что процесс повторяется по кругу несколько раз из-за мелочей. Цифровизация документов помогает ускорить документооборот в несколько раз, упростить все процессы и легко вести аналитику. На пути к отказу от бумажных документов сейчас много компаний и организаций, в том числе ГК «Росводоканал».

Зачем Росводоканалу цифровизация

Росводоканал — крупнейший в России частный оператор централизованных систем водоснабжения и водоотведения. У него сложная структура: управляющая компания, восемь дочерних организаций в разных регионах России, генподрядчики, субподрядчики. Взаимодействие происходит через почту и телефонные звонки. Если согласовывать документ нужно нескольким людям, процессы сильно затягиваются, информация иногда теряется, сроки смещаются. Это невыгодно и неудобно. Росводоканал пришёл к необходимости упорядочить процессы через цифровизацию.

К концу 2020 года внедрили систему электронного документооборота в двух филиалах: «Омскводоканал» и «РВК-Архангельск». Пока все документы дублируются в бумажном виде, но полный переход — дело времени. Регламент об отказе от бумажных документов для всей структуры Росводоканала сейчас в разработке.

Очевидных минусов у цифровизации документов нет, зато есть большое количество плюсов:

1. Расширяются возможности для аналитики. Когда данные сразу в цифре, их можно быстро систематизировать и анализировать.
2. Отчёты и финансовое планирование по международным стандартам делать намного проще. ЦУС можно соединять с разными внутренними программами. Например, 1С.
3. Денежный поток становится предсказуемым. Чем раньше подписаны документы, тем быстрее проходят платежи и идёт работа.
4. Процесс — максимально прозрачный. Каждый этап легко просматривается: видно, когда и кто подписал документ, сколько времени на это ушло, как соблюдает сроки подрядчик.
5. В цифровом виде вносить комментарии и правки можно за несколько секунд. Поэтому документы не нужно исправлять и согласовывать заново, если один из участников указал на несоответствие.
6. Не нужно отвлекать сотрудников или нанимать дополнительных, чтобы оформлять документы. Все данные вносят непосредственные участники процесса.

Как проходит цифровизация

В системе цифрового управления строительством — ЦУС — все люди, которые участвуют в документообороте, находятся в одном цифровом пространстве. Организации подписывают соглашение об использовании ЭЦП — электронной цифровой подписи, но вносить правки и формировать документы может любой сотрудник.

Взаимодействие происходит онлайн с любого устройства, на котором есть браузер и интернет. Документ заполняют прямо в системе, а при каждом изменении статуса или новом комментарии на электронную почту приходит уведомление. Если всё в порядке, документ согласовывают, если нет — редактируют. Процесс похож на то, что происходит оффлайн, но больше не надо ходить с кипой бумаг от одного человека к другому или подписывать карандашом, а потом идти заново с ручкой.

Что получилось у Росводоканала

У Росводоканала несколько филиалов, но цифровизацию документов начали в двух — Омском и Архангельском. Чтобы внедрить систему электронного документооборота и на практике посмотреть, где могут возникнуть сложности, выбрали самый большой филиал — Омский и самый маленький — Архангельский. Среди подрядчиков выбор пал на тех, с кем рабочие процессы были давно налажены, и с кем работу начали недавно. Это позволило получить обратную связь от крупного подрядчика с сильным производственно-техническим отделом и проверить, сможет ли новая система помочь подрядчику, у которого не упорядочены процессы и есть неразбериха в документации.

В результате цифровизация документов хорошо показала себя во всех случаях: времени стало уходить меньше, процесс стал проще, а документы не могут потеряться.

Какие документы оцифровывает Росводоканал

Когда все документы бумажные, цифровизация идёт постепенно. Проблемы внедрения документооборота Росводоканал начал решать постепенно — с процессов, которые были выстроены годами, и требовали больше всего ресурсов на выполнение.

• Исполнительная документация строительно-монтажных работ. Например, КС2 — акт выполненных работ и КС3 — справка о стоимости выполненных работ. Это самое слабое место на стройке из-за количества человек, которые должны подписать бумагу. Обычно в процессе рождается много замечаний и корректировок.
• Сметная документация.
• Проектно-изыскательные работы. Например, согласование технических решений.
• График производственных работ при внедрении календарно-сетевого планирования.

Как на цифровизацию реагируют сотрудники на местах

На сегодняшний момент отзывы о работе в системе только положительные. Люди отмечают, что им нравятся документы в электронном виде, потому что это удобно. Например, не нужно привлекать сметчиков, приходить к ним и просить распечатать ту или иную бумажку — можно просто зайти в систему и увидеть стоимость конкретных работ.

Обычно не все сотрудники и подрядчики разбираются в айти-технологиях и умеют хорошо работать на компьютере. Это могло создать проблемы внедрения документооборота для Росводоканала, но благодаря интуитивному интерфейсу и простоте работы в системе препятствий не возникло.

Например, в одном из филиалов Росводоканала в Омске сметами занимается сотрудница, которая за много лет привыкла работать только с бумагами. Ей потребовалось немного больше времени на освоение программы и дополнительная помощь, но через некоторое время она оценила переход к электронному документообороту положительно: работать стало легче.

Текучка сотрудников у подрядчиков тоже могла бы стать проблемой, потому что новых специалистов приходится учить работать в системе. Но на стороне подрядчика можно научить формировать документы одного человека, который будет заниматься новыми сотрудниками. В среднем хватает 1—2 объяснения, чтобы не было вопросов: один раз рассказать о системе и второй — вместе заполнить несколько разных документов.

***

Эксперимент по цифровизации документов в двух филиалах удался. Дальше — разработка регламента и полный уход от бумажных документов во всей структуре Росводоканала. Добавятся новые документы, будут использованы все модули и возможности программы. Например, модули строительного контроля, отчётов и ресурсов. Работа станет эффективнее, а процессы прозрачнее.