07.02.2022

Как Росводоканал сумел внедрить систему электронного документооборота

Как Росводоканал сумел внедрить систему электронного документооборота

В любой крупной организации со сложной структурой и большим количеством филиалов есть проблема с документооборотом, если он происходит в бумажном виде. Приходится тратить время на множество согласований, договорённости, переделку документов, иногда отправку по почте. Бывает, что процесс повторяется по кругу несколько раз из-за мелочей. Цифровизация документов помогает ускорить документооборот в несколько раз, упростить все процессы и легко вести аналитику. На пути к отказу от бумажных документов сейчас много компаний и организаций, в том числе ГК «Росводоканал».

Зачем Росводоканалу цифровизация

Росводоканал — крупнейший в России частный оператор централизованных систем водоснабжения и водоотведения. У него сложная структура: управляющая компания, восемь дочерних организаций в разных регионах России, генподрядчики, субподрядчики. Взаимодействие происходит через почту и телефонные звонки. Если согласовывать документ нужно нескольким людям, процессы сильно затягиваются, информация иногда теряется, сроки смещаются. Это невыгодно и неудобно. Росводоканал пришёл к необходимости упорядочить процессы через цифровизацию.

К концу 2020 года внедрили систему электронного документооборота в двух филиалах: «Омскводоканал» и «РВК-Архангельск». Пока все документы дублируются в бумажном виде, но полный переход — дело времени. Регламент об отказе от бумажных документов для всей структуры Росводоканала сейчас в разработке.

Александр Бараев, директор по капитальному строительству «РВК-Архангельск»: «Сейчас мы тестируем в ЦУС проектирование работ по реконструкции четырех водонасосных станций, после чего будем «заводить» в неё данные по строительно-монтажным работам. Цифровой обмен информацией и электронное согласование в разы сократит процедуру прохождения документов как внутри нашего предприятия, так и при переписке с подрядными организациями. В конечном итоге, площадка ЦУС значительно повысит качество и оперативность взаимодействия заказчика и подрядчика».

Очевидных минусов у цифровизации документов нет, зато есть большое количество плюсов:

  1. Расширяются возможности для аналитики. Когда данные сразу в цифре, их можно быстро систематизировать и анализировать.
  2. Отчёты и финансовое планирование по международным стандартам делать намного проще. ЦУС можно соединять с разными внутренними программами. Например, 1С.
  3. Денежный поток становится предсказуемым. Чем раньше подписаны документы, тем быстрее проходят платежи и идёт работа.
  4. Процесс — максимально прозрачный. Каждый этап легко просматривается: видно, когда и кто подписал документ, сколько времени на это ушло, как соблюдает сроки подрядчик.
  5. В цифровом виде вносить комментарии и правки можно за несколько секунд. Поэтому документы не нужно исправлять и согласовывать заново, если один из участников указал на несоответствие.
  6. Не нужно отвлекать сотрудников или нанимать дополнительных, чтобы оформлять документы. Все данные вносят непосредственные участники процесса.
Электронный документооборот пока используется только в двух филиалах, их можно увидеть на карте
Электронный документооборот пока используется только в двух филиалах, их можно увидеть на карте

Как проходит цифровизация

В системе цифрового управления строительством — ЦУС — все люди, которые участвуют в документообороте, находятся в одном цифровом пространстве. Организации подписывают соглашение об использовании ЭЦП — электронной цифровой подписи, но вносить правки и формировать документы может любой сотрудник.

Решетников Евгений Гарьевич, директор по капитальному строительству АО «ОмскВодоканал»: «Мы обратили внимание, что если интернет тормозит, то может произойти такая ситуация, что не сразу подпишутся документы. Поэтому тут должна быть предварительная работа ИТ-специалистов, чтобы они обеспечили скорость, необходимую для передачи данных. Но за шесть месяцев такой казус у нас был только один раз, а во всех остальных случаях всё отработало нормально».

Взаимодействие происходит онлайн с любого устройства, на котором есть браузер и интернет. Документ заполняют прямо в системе, а при каждом изменении статуса или новом комментарии на электронную почту приходит уведомление. Если всё в порядке, документ согласовывают, если нет — редактируют. Процесс похож на то, что происходит оффлайн, но больше не надо ходить с кипой бумаг от одного человека к другому или подписывать карандашом, а потом идти заново с ручкой.

При формировании документов можно связываться со всеми его участниками прямо в программе
При формировании документов можно связываться со всеми его участниками прямо в программе

Что получилось у Росводоканала

У Росводоканала несколько филиалов, но цифровизацию документов начали в двух — Омском и Архангельском. Чтобы внедрить систему электронного документооборота и на практике посмотреть, где могут возникнуть сложности, выбрали самый большой филиал — Омский и самый маленький — Архангельский. Среди подрядчиков выбор пал на тех, с кем рабочие процессы были давно налажены, и с кем работу начали недавно. Это позволило получить обратную связь от крупного подрядчика с сильным производственно-техническим отделом и проверить, сможет ли новая система помочь подрядчику, у которого не упорядочены процессы и есть неразбериха в документации.

Решетников Евгений Гарьевич, директор по капитальному строительству АО «ОмскВодоканал»: «Мы специально выбрали достаточно разных подрядчиков. Один из них работает на крупном объекте с большим объёмом документации, которую нужно готовить. Но он раньше никогда не отличался корректным отношением даже к нашим базовым требованиям: приходилось за ним бегать, чтобы вовремя сдать исполнительную документацию. Было проведено обучение, они разобрались, поняли и хорошо отработали. Даже они готовы работать в этой программе и нормально её воспринимают. Что уж говорить о подрядчиках, которые обладают квалифицированными кадрами и умеют работать в том числе с облачными технологиями».

В результате цифровизация документов хорошо показала себя во всех случаях: времени стало уходить меньше, процесс стал проще, а документы не могут потеряться.

Расчет опозданий от графика производства для каждой стадии происходит автоматически
Расчет опозданий от графика производства для каждой стадии происходит автоматически

Какие документы оцифровывает Росводоканал

Когда все документы бумажные, цифровизация идёт постепенно. Проблемы внедрения документооборота Росводоканал начал решать постепенно — с процессов, которые были выстроены годами, и требовали больше всего ресурсов на выполнение.

  • Исполнительная документация строительно-монтажных работ. Например, КС2 — акт выполненных работ и КС3 — справка о стоимости выполненных работ. Это самое слабое место на стройке из-за количества человек, которые должны подписать бумагу. Обычно в процессе рождается много замечаний и корректировок.
  • Сметная документация.
  • Проектно-изыскательные работы. Например, согласование технических решений.
  • График производственных работ при внедрении календарно-сетевого планирования.
В онлайн-формате закрытие актов КС не требует много времени и сил от сотрудников
В онлайн-формате закрытие актов КС не требует много времени и сил от сотрудников
В согласовании документа КС-2 участвует много людей, но благодаря цифровизации процесс занимает не несколько дней, а меньше часа
В согласовании документа КС-2 участвует много людей, но благодаря цифровизации процесс занимает не несколько дней, а меньше часа

    Подпишитесь на рассылку
    Раз в неделю будем присылать вам самые интересные материалы

    Как на цифровизацию реагируют сотрудники на местах

    На сегодняшний момент отзывы о работе в системе только положительные. Люди отмечают, что им нравятся документы в электронном виде, потому что это удобно. Например, не нужно привлекать сметчиков, приходить к ним и просить распечатать ту или иную бумажку — можно просто зайти в систему и увидеть стоимость конкретных работ.

    Обычно не все сотрудники и подрядчики разбираются в айти-технологиях и умеют хорошо работать на компьютере. Это могло создать проблемы внедрения документооборота для Росводоканала, но благодаря интуитивному интерфейсу и простоте работы в системе препятствий не возникло.

    Решетников Евгений Гарьевич, директор по капитальному строительству АО «ОмскВодоканал»: «Ты не заходишь, не мучаешься, в какой раздел пойти. Вспоминать, какие кнопки нажимать, тоже не надо. Весь путь появляется на первом экране и очень быстро, в течение буквально десяти секунд, доходишь до той точки, где уже должен принимать решение о подписании документа. Главное — не забыть вставить флешку с цифровой подписью».

    Например, в одном из филиалов Росводоканала в Омске сметами занимается сотрудница, которая за много лет привыкла работать только с бумагами. Ей потребовалось немного больше времени на освоение программы и дополнительная помощь, но через некоторое время она оценила переход к электронному документообороту положительно: работать стало легче.

    Текучка сотрудников у подрядчиков тоже могла бы стать проблемой, потому что новых специалистов приходится учить работать в системе. Но на стороне подрядчика можно научить формировать документы одного человека, который будет заниматься новыми сотрудниками. В среднем хватает 1—2 объяснения, чтобы не было вопросов: один раз рассказать о системе и второй — вместе заполнить несколько разных документов.

    При формировании документа сложно запутаться благодаря интуитивно понятному интерфейсу
    При формировании документа сложно запутаться благодаря интуитивно понятному интерфейсу

    ***

    Эксперимент по цифровизации документов в двух филиалах удался. Дальше — разработка регламента и полный уход от бумажных документов во всей структуре Росводоканала. Добавятся новые документы, будут использованы все модули и возможности программы. Например, модули строительного контроля, отчётов и ресурсов. Работа станет эффективнее, а процессы прозрачнее.