Об автоматизации закупок, основных барьерах цифровизации и способах преодолеть их «Цифровому строительству» рассказала Наталья Кудрявцева, начальник отдела экономики производства ООО “Монолит-Строй”.
— Одним из важнейших сквозных процессов в работе девелопера является процесс закупок. Расскажите, как он у вас устроен? Кто обычно участвует в этом процессе?
— Закупки в Монолит-Строй, где я работаю, автоматизированы с помощью ПО Cynteka. Это позволяет контролировать весь процесс поставки материалов: заведение заявки в системе, ее согласование, выставление счетов, выбор поставщика, работа логистики и учет материалов при поступлении, а также предоставляет возможность ускорить процесс закупки, особенно компаниям, работающим на объектах, расположенных в разных часовых поясах, например, как в нашем случае.
Процесс закупок выстроен следующим образом: сотрудники, имеющие доступ к системе, заводят заявку на закупку ТМЦ, после чего отдел снабжения обрабатывает поступившую заявку: рассылает запросы поставщикам и проводит тендеры. По результатам тендера руководитель отдела снабжения осуществляет выбор итогового поставщика. После согласования счета логистика планирует и осуществляет доставку ТМЦ, а отдел складского хозяйства осуществляет их приемку. Важно отметить, что так как вся эта цепочка проходит в системе, создатель заявки в любой момент времени может отследить, на какой стадии находится ее выполнение и своевременно получить поступивший товар, не беспокоя коллег.
— Вы затронули вопрос автоматизации закупок — расскажите, как вы оцифровывали этот процесс? Какие вопросы благодаря IT-продуктам удалось решить?
— Мы начали автоматизировать закупки в начале 2022 года с использованием упомянутого выше ПО Cynteka. В течение полугода мы собирали обратную связь от внутренних пользователей, определяли, какие бизнес-процессы можно улучшить для удовлетворения потребностей всех участников процесса.
Cynteka на сегодняшний день полностью закрывает наши потребности, потому, что, во-первых, этот инструмент позволяет создавать некий цифровой двойник всех действий сотрудников, что позволяет в любой момент времени отследить, кто создал заявку, как долго она обрабатывалась, какой поставщик и почему в итоге был выбран. Для уточнения дополнительной информации руководитель может здесь же задать вопрос в чате и оперативно получить все данные.
Во-вторых, автоматизация позволяет сделать закупочный процесс прозрачным и контролировать “перезакупку”, т. е когда материалы закупались в большем количестве, чем это необходимо. При использовании ПО Cynteka эту проблему можно сразу исключить благодаря включению в число согласующих лиц инженеров ПТО и более корректному составлению бюджета.
Кроме этого, возможность обратиться к любой заявке позволяет анализировать цены поставщиков, а также данные прошлых взаимодействий с ними. В рамках переговоров такие данные, например, об увеличении объема закупок по сравнению с прошлым годом, позволяют договариваться об отсрочках и формировать более выгодные для нашей компании условия.
И, конечно, немаловажное преимущество ПО Cynteka — простой интерфейс системы. С учетом большого количества задействованных сотрудников было важно, чтобы процесс создания и контроля заявки был максимально простым.
— Согласно отчету Strategy Partners, закупки — одна из приоритетных функций для цифровизации в ближайшие 2−3 года у девелоперских компаний (60% опрошенных дали ей высокий приоритет). Согласны ли вы с таким приоритетом и какие выгоды может получить компания, оцифровав этот процесс?
— Полностью согласна. Возможность оптимизировать закупки и повысить в целом информативность процесса на всех стадиях очень важна.
Бизнесом управляют люди, и решения принимают люди на основе данных. А сбор этих данных в едином окне позволяет находить верные решения намного быстрее и качественнее. Если, к примеру, снабженец может обрабатывать в день 15 заявок, то благодаря программе он может повысить работоспособность вдвое-втрое. Также программное обеспечение открывает возможности для оперативной обратной связи между поставщиком и покупателем.
Кроме этого, цифровизация закупок позволяет увеличить степень обоснованности выбора поставщика, проводя быстрый сравнительный анализ поступивших предложений в рамках тендера. К примеру, работая с постоянными поставщиками, благодаря системе мы можем отследить, что в какой-то момент они начали предоставлять товар по большой стоимости. И здесь мы можем, как начать переговоры с поставщиком относительно изменений, так и сделать выбор в пользу более доступных альтернатив.
— Как повлияли на сферу закупок санкции и уход зарубежных поставщиков с рынка?
— В сфере строительства в первую очередь уход зарубежных поставщиков повлиял, по моему мнению, на раздел слаботочных систем, оборудование и конечные устройства.
В нашей компании в начале 2022 года остро встал вопрос запчастей для автомобильной техники. Предусмотрительно сформированный запас необходимой продукции, а также укрепление взаимоотношений с партнерами из Китая позволили справиться со сложившейся ситуацией. И, безусловно, важным плюсом стал тот факт, что наш объект, Байкало-Амурская Магистраль, располагается рядом с Китаем, что сокращает сроки и стоимость доставки.
Теперь при переговорах с поставщиками о покупке любого оборудования первый наш вопрос — какая страна является производителем.
На мой взгляд, в сложившейся ситуации есть и положительные стороны. Во-первых, подобный опыт научил строителей быть предусмотрительнее и ответственнее подходить к планированию долгой закупки. Во-вторых, это возможности для развития внутреннего рынка страны — например, у поставщиков небольших объемов появилась возможность активизироваться и «выйти из тени».
— Как вы считаете, в чём заключаются основные барьеры для девелоперских компаний при автоматизации закупочных процедур?
— Мне кажется, что на первых этапах всегда сложно менять существующую структуру. Многие ошибочно полагают, что временные и экономические затраты на обучение, внедрение системы не окупятся. Но на деле все совершенно иначе.
Барьер на самом деле один — страх, что не получится, отсрочка принятия решения. В этом деле главное начать, а процесс совершенствования уже настолько затягивает и увлекает, что начинаешь думать об автоматизации других процессов, об упрощении других задач. Так и появляется азарт и интерес всех участников процесса.
Вспомните, как люди раньше пользовались наличными деньгами, со временем перешли на расчеты посредством пластиковых карт, а потом платили с помощью телефона. И когда исчезла возможность использовать телефон для оплаты, все сразу: “Как так, опять карточку носить с собой?!”. И в нашем процессе автоматизации то же самое — никто после внедрения цифровизации в бизнес-процессы не захочет жить по-старому.
Повышение оперативности и прозрачности в принятии управленческих решений, автоматизация и цифровизация бизнеса жизненно необходимы любой компании, которая планирует расти, быть гибкой и конкурентоспособной.
— С чего нужно начать строительной компании, которая поставила себе цель автоматизировать закупочные процедуры?
— Я уже не в первый раз внедряю различные системы и считаю, что самое главное — принять решение об автоматизации закупочных процедур.
После этого необходимо провести презентацию для сотрудников, проинформировать о переходе на новый продукт. Важно быть открытым, чтобы снизить градус непонимания и возможного отторжения информации, потому что люди в основном воспринимают это как лишнюю работу, не понимая еще, какие преференции дадут эти изменения.
В начале пути важно активно информировать сотрудников о возможностях системы, приводить примеры положительных результатов ее внедрения, чтобы сотрудники ждали этих перемен.
После этого важно переходить к практической реализации внедрения системы,
Не менее важная часть внедрения новой системы — сбор обратной связи на протяжении всего процесса. Это позволяет подстраивать продукт под свои потребности, корректировать цепи, исключать лишние звенья, максимально упрощать процесс для комфортной и эффективной работы всех сотрудников.
Время не стоит на месте, и важно быть гибкими и открытыми. Любые внедрения осуществляют люди, которые будут работать с системой, и если собирать обратную связь именно от пользователей, внедрение пойдет намного быстрее и эффективнее.
— Как вы видите будущее процесса закупок в строительстве? Например, некоторые вендоры тестируют инструменты роботизации закупок: автоматический подбор товаров, автоматическое лотирование, автоматический подбор и приглашение потенциальных поставщиков, автоматическое сравнение предложений и формирование проекта решения. Получается, человек в этом процессе будет не нужен?
— Думаю, что роботизированые и автоматические инструменты позволяют исключить человеческий фактор и упростить обработку и получение информации. Все инструменты автоматизации помогают повысить качество и скорость работы, упростить процесс и снизить вероятность ошибки. Это будущее, и мы должны идти в ногу со временем, видеть новые возможности, внедрять более совершенные инструменты и пользоваться ими для облегчения человеческого труда. Чем меньше участие человека в процессе, тем стабильнее результат — особенно это касается простых алгоритмов. Но это совершенно не означает, что человек станет ненужным. Технологии создаются человеком и для человека, именно человек ставит задачи машине для ее решения, значит человека никогда не убрать из процесса, поэтому ему важно обучаться использованию новых систем, управлять машиной нужно уметь, и тут со стороны руководства важно информировать и зажигать команду новыми возможностями!