Многие организации скептически относятся к цифровизации строительства и не верят, что она приносит реальную финансовую выгоду. Они недооценивают масштаб бумажного документооборота. Миллионы рублей уходят на подготовку проекта, актов, заключений, журналов, ведомостей, чертежей. Они нужны для согласования в надзорных органах и для передачи заказчику.
До последнего времени всю исполнительную документацию оформляли в бумажном виде. Сам по себе это огромный объем бумаги. Таких комплектов нужно 4−5 — в зависимости от количества участников строительства. Еще нужно учитывать, что в процессе работы над проектом возникают замечания и исправления. В результате все комплекты документов по несколько раз перепечатывают заново. Чем масштабнее проект, тем больше расход бумаги в организации, а значит, больше финансовых убытков.
На внутренние и внешние согласования, внесение исправлений и распечатку уходит не только много денег, но и времени. Возникают задержки по оплате, срываются сроки производства работ.
Рабочую документацию тоже лучше иметь в электронном виде. Так строительной бригаде будет легче следить за изменениями, у них всегда будет актуальная информация.
Раньше внедрить электронный документооборот в строительстве было проблематично по нескольким причинам:
- недостаточное распространение цифровых сервисов;
- не было полной нормативной базы для перехода на цифровой формат;
- функционал программ не закрывал все потребности строительной отрасли;
- низкий уровень интеграции со смежными государственными информационными системами федерального и регионального уровней;
- скептическое отношение коммерческих застройщиков к цифровизации строительства.
Сейчас государство старается создать оптимальные условия для цифровизации строительной отрасли. Процесс реализуют в рамках проекта «Цифровое государственное управление» национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации». Сокращение расхода бумаги — естественное следствие цифровизации.
В статье:
- Приведем расчеты от двух компаний: по недвижимости и строительству капитальных объектов, и узнаем, сколько тратится на бумагу. Спойлер — более 5 млн рублей.
- Расскажем, как отказаться от бумажного документооборота в строительстве.
- Рассмотрим дополнительные выгоды от внедрения электронного документооборота (ЭДО).
Оглавление
- Сколько бумаги уходит при строительстве объектов
- Сколько денег уходит на бумагу?
- Способы решения проблемы — как избавиться от бумажных документов в строительстве
- Выгоды от цифровизации строительства
- Выводы
Сколько бумаги уходит при строительстве объектов
Посмотрим на реальных примерах, сколько бумаги необходимо для подготовки проектной и исполнительной документации, если не использовать ЭДО, а готовить все документы в бумажном виде. Рассмотрим расчеты для четырех объектов: недвижимость, промышленный объект, сеть насосных станций и объект гражданского назначения.
Многоэтажный дом: расчет от IT-интегратора Gaskar Group
Объект — многоэтажный дом с характеристиками:
- высота — 23 этажа;
- площадь 25 258 м2;
- 4 секции.
На каждый этаж, секцию и 100 м2 потребуются акты и заключения.
Элемент строительства | Количество актов на одну единицу | Среднее количество страниц с приложениями |
23 этажа | 19 | 24 |
4 секции | 55 | |
25 258 м2 | 109 (на каждые 100 м2) |
Много бумаги уходит на подготовку рабочей и исполнительной документации.
Документация | Количество комплектов | Количество листов в комплекте | Всего листов |
Рабочая документация на этапе проектно-изыскательских работ (ПИР) | 60 | 50 | 3 000 |
Акты исполнительной документации с приложениями | 20 000 | 24 | 480 000 |
Акты по благоустройству с приложениями | 1 552 | 24 | 37 248 |
Акты на наружные сети | 1 552 | 24 | 37 248 |
Итого | 23 104 | - | 554 496 |
Во время строительства специалисты должны подготовить 23 104 комплекта актов и заключений. В каждом комплекте — по 24 страницы. Для печати потребуется 554 496 листов.
Но и это еще не все. На практике в акты неоднократно вносятся изменения, например при замене материалов: в исполнительную документацию — 2 раза, и 5 раз — в рабочую. Каждая новая версия документов должна быть распечатана в четырех экземплярах.
Расход бумаги после внесения изменений и печати документов в четырех экземплярах:
- Исполнительная документация: 554 496 листов x 2×4 = 4 435 968 листов
- Рабочая документация: 3 000 листов x 4×5 = 60 000 листов
В таблице № 3 видно, сколько бумаги нужно для подготовки исполнительной и рабочей документации.
Вид документов | Количество листов (шт.) | Количество пачек бумаги (шт.) |
Исполнительная документация | 4 435 968 | 8 872 |
Рабочая документация | 60 000 | 151 |
Строительство капитальных объектов: расчет от компании «Матрикс»
Промышленный объект с объемом капиталовложений 1 млрд. рублей
На этапе строительства, пуско-наладочных работ и вводе в эксплуатацию необходимо подготовить 2000 документов в месяц, объем каждого — по 8 листов. На реализацию проекта требуется 36 месяцев. Суммарный расход бумаги за этот период — 576 000 листов (2000×8×36). Не забудем про изменения, которые вносят в среднем 2 раза. Каждую новую версию документа нужно распечатать в 5 экземплярах.
Итого: на этапе строительства, пуско-наладочных работ и вводе в эксплуатацию для подготовки документов необходимо: 576 000×2×5 = 5 млн 760 тысяч листов (рис. 2).
Насосные станции с объемом капиталовложений 1 млрд. рублей
Объект — сеть из 200 насосных станций сети городского водоснабжения.
Чтобы распечатать финальную версию проектной документации для одного объекта, уходит 20 пачек бумаги по 500 листов. Всего было 222 таких объекта.
Итого: 20×500×222 = 2 220 000 листов.
Финальную версию проектной документации печатали в 2 экземплярах.
Итог: потребовалось 4 млн 440 тыс листов (рис. 3).
Объект гражданского назначения с объемом капиталовложений 30−70 млн. рублей
Расчет сделали для среднего по сложности и технико-экономическим показателям объекта гражданского назначения. Это могут быть школы, торгово-развлекательные центры, жилые и административно-бытовые здания.
Печать проектной документации в одном экземпляре требует 10 000 листов бумаги. По договору обычно требуется 4−6 экземпляров финальной версии. Но до этого 6−10 редакций уходит на согласование в различных структурах.
В среднем уходит листов бумаги: 10 000×5×8 = 400 000
Итог: на разработку и согласование проектной документации потребовалось 400 000 листов бумаги (рис. 4).
Сколько денег уходит на бумагу?
Посчитаем, сколько можно сэкономить, если внедрить ЭДО и отказаться от бумажного документооборота. Стоимость пачки бумаги возьмем по состоянию
Многоэтажный дом
Для подготовки документов при строительстве многоэтажного дома в бюджет необходимо заложить:
- на печать исполнительной документации: 8 872 пачки x 450 руб. = 3 992 400 руб.
- на печать рабочей документации: 151×3 000 руб.= 452 571 руб.
Итого потребуется 4,5 млн руб. Это сумма только на покупку бумаги. Дополнительно нужно приобрести расходники для принтера, оплатить доставку документов до заказчика и надзорных органов.
Объекты капитального строительства
На покупку бумаги при строительстве капитальных объектов необходимы следующие суммы:
- Промышленный объект — 5,2 млн руб.
- Насосные станции — 4 млн руб.
- Объект гражданского назначения — 360 тыс. руб.
Мы рассмотрели расходы только на бумагу. Если учесть стоимость картриджей, принтеров, логистику между застройщиком, надзорными органами и клиентом, финансовые убытки из-за длительных согласований, то сумма увеличится в 1,5 раза.
В таблице № 5 указаны фактические расходы организации на бумагу и картриджи при выпуске проектной документации в рамках выполнения государственного контракта «Строительство автоматизированной системы управления технологическим процессом подачи и распределения воды» филиалов ГУП региональной организации.
Тип документации | Количество страниц | Количество экземпляровпо контракту | Общее количество листов | Количество пачек бумаги формата А4 (по 500 листов) | Картридж (ресурс — 20 000 листов) |
Инженерные изыскания | 8 483 | 5(+1 на корректировку) | 50 898 | 102 | 3 |
Проектная документация | 7 639 | 5(+1 на корректировку) | 45 834 | 90 | 3 |
Сметная документация | 12 000 | 5(+1 на корректировку) | 72 000 | 144 | 4 |
Рабочая документация | 6 000 | 5(+1 на корректировку) | 26 000 | 52 | 2 |
Итого | 32 122 | 5(+1 на корректировку) | 194 732 | 388 | 12 |
На подготовку документации ушло 530 600 руб.: 174 600 руб. — на покупку бумагу, 276 000 руб. — на покупку картриджей, 80 000 руб. — на оплату труда техников.
Способы решения проблемы — как избавиться от бумажных документов в строительстве
Внедрение ЭДО в строительстве поможет строительной организации избавиться от бумажных документов, сэкономить деньги и время. Сотрудники смогут создавать, согласовывать и подписывать графики, сметы, ведомости прямо в сервисе.
На российском рынке существует несколько решений для перевода исполнительной документации в цифровой формат, например «Цифровое управление строительством».
Выгоды от цифровизации строительства
Главное преимущество отказа от бумажного документооборота — это сокращение расходов на бумагу, почтовые услуги, обслуживание оргтехники. Цифровизация строительства ускоряет бизнес-процессы и снижает риски фальсификации первичных учетных документов. Застройщик сможет отказаться от бумажного документооборота и сэкономить 10 и более млн рублей. По оценке Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ, перевод документооборота в цифровой вид позволит бизнесу сократить расходы на 1−3%.
Дополнительный плюс — оптимизация времени. Сотрудникам не нужно обрабатывать большой объем входящей бумажной документации:
- Они не тратят много времени на поиск ошибок и внесение исправлений.
- Вероятность потерять документ стремится к нулю. Он будет лежать в той папке, куда его загрузили.
- На основании электронных документов можно в автоматическом режиме формировать графики и отчеты.
Другие плюсы перехода на электронный документооборот
ЭДО в строительстве многократно упрощает взаимодействие с контрагентами, контрольными ведомствами и органами власти. Например, в несколько раз быстрее происходит согласование:
- актов скрытых работ — отделом технического надзора;
- заявок на оборудование, строительные и расходные материалы — прорабом;
- журналов и графиков — прорабом.
На согласование цифровых документов уходит не месяц, а несколько дней. Снижение временных затрат на этапе строительства в некоторых случаях достигает 50%.
Дополнительный плюс перехода на электронный документооборот — забота об экологии. Для изготовления 1 т бумаги нужно 28,6 м3 древесины или 86 деревьев. На бумагу при строительстве промышленного объекта — 2 476,8 деревьев, сеть насосных станций — 1909,2 деревьев, объекта гражданского назначения — 172 дерева.
Выводы
- Отказ от бумажного документооборота позволит бизнесу сократить расходы на 1−3%. Если не учитывать других стоимость расходных материалов и убытки из-за длительных согласований, то финансовая выгода составит:
- при строительстве многоэтажного дома — 4,5 млн руб.;
- при строительстве промышленного объекта — 5,2 млн руб.;
- при строительстве сети насосных станций — 4 млн руб.;
- при строительстве объекта гражданского назначения — 360 тыс. руб.
- Внедрение ЭДО в строительстве сокращает временные затраты до 50%.
- Внедрение ЭДО спасет от вырубки:
- при строительстве промышленного объекта — 2 476,8 деревьев;
- при строительстве сети насосных станций — 1909,2 деревьев;
- при строительстве объекта гражданского назначения — 172 дерева.