23.05.2022

Реальные выгоды от цифровизации строительства: как отказ от бумажного документооборота поможет сэкономить 5 млн рублей

Реальные выгоды от цифровизации строительства: как отказ от бумажного документооборота поможет сэкономить 5 млн рублей

Многие организации скептически относятся к цифровизации строительства и не верят, что она приносит реальную финансовую выгоду. Они недооценивают масштаб бумажного документооборота. Миллионы рублей уходят на подготовку проекта, актов, заключений, журналов, ведомостей, чертежей. Они нужны для согласования в надзорных органах и для передачи заказчику.

До последнего времени всю исполнительную документацию оформляли в бумажном виде. Сам по себе это огромный объем бумаги. Таких комплектов нужно 4−5 — в зависимости от количества участников строительства. Еще нужно учитывать, что в процессе работы над проектом возникают замечания и исправления. В результате все комплекты документов по несколько раз перепечатывают заново. Чем масштабнее проект, тем больше расход бумаги в организации, а значит, больше финансовых убытков.

Рисунок 1. На подготовку документов при строительстве уходит сотни тысяч и миллионы листов бумаги
Рисунок 1. На подготовку документов при строительстве уходит сотни тысяч и миллионы листов бумаги

На внутренние и внешние согласования, внесение исправлений и распечатку уходит не только много денег, но и времени. Возникают задержки по оплате, срываются сроки производства работ.

Рабочую документацию тоже лучше иметь в электронном виде. Так строительной бригаде будет легче следить за изменениями, у них всегда будет актуальная информация.

Раньше внедрить электронный документооборот в строительстве было проблематично по нескольким причинам:

  • недостаточное распространение цифровых сервисов;
  • не было полной нормативной базы для перехода на цифровой формат;
  • функционал программ не закрывал все потребности строительной отрасли;
  • низкий уровень интеграции со смежными государственными информационными системами федерального и регионального уровней;
  • скептическое отношение коммерческих застройщиков к цифровизации строительства.

Сейчас государство старается создать оптимальные условия для цифровизации строительной отрасли. Процесс реализуют в рамках проекта «Цифровое государственное управление» национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации». Сокращение расхода бумаги — естественное следствие цифровизации.

В статье:

  • Приведем расчеты от двух компаний: по недвижимости и строительству капитальных объектов, и узнаем, сколько тратится на бумагу. Спойлер — более 5 млн рублей.
  • Расскажем, как отказаться от бумажного документооборота в строительстве.
  • Рассмотрим дополнительные выгоды от внедрения электронного документооборота (ЭДО).

Оглавление

  1. Сколько бумаги уходит при строительстве объектов
  2. Сколько денег уходит на бумагу?
  3. Способы решения проблемы — как избавиться от бумажных документов в строительстве
  4. Выгоды от цифровизации строительства
  5. Выводы

Сколько бумаги уходит при строительстве объектов

Посмотрим на реальных примерах, сколько бумаги необходимо для подготовки проектной и исполнительной документации, если не использовать ЭДО, а готовить все документы в бумажном виде. Рассмотрим расчеты для четырех объектов: недвижимость, промышленный объект, сеть насосных станций и объект гражданского назначения.

Многоэтажный дом: расчет от IT-интегратора Gaskar Group

Объект — многоэтажный дом с характеристиками:

  • высота — 23 этажа;
  • площадь 25 258 м2;
  • 4 секции.

На каждый этаж, секцию и 100 м2 потребуются акты и заключения.

Элемент строительстваКоличество актов на одну единицуСреднее количество страниц с приложениями
23 этажа1924
4 секции55
25 258 м2109 (на каждые 100 м2)
Таблица № 1. Количество бумаги, необходимое для подготовки актов и заключений

Много бумаги уходит на подготовку рабочей и исполнительной документации.

ДокументацияКоличество комплектовКоличество листов в комплектеВсего листов
Рабочая документация на этапе проектно-изыскательских работ (ПИР)60503 000
Акты исполнительной документации с приложениями20 00024480 000
Акты по благоустройству с приложениями1 5522437 248
Акты на наружные сети1 5522437 248
Итого23 104-554 496
Таблица № 2. Количество бумаги, необходимое для подготовки рабочей документации, актов и заключений

Во время строительства специалисты должны подготовить 23 104 комплекта актов и заключений. В каждом комплекте — по 24 страницы. Для печати потребуется 554 496 листов.

Но и это еще не все. На практике в акты неоднократно вносятся изменения, например при замене материалов: в исполнительную документацию — 2 раза, и 5 раз — в рабочую. Каждая новая версия документов должна быть распечатана в четырех экземплярах.

Расход бумаги после внесения изменений и печати документов в четырех экземплярах:

  • Исполнительная документация: 554 496 листов x 2×4 = 4 435 968 листов
  • Рабочая документация: 3 000 листов x 4×5 = 60 000 листов

В таблице № 3 видно, сколько бумаги нужно для подготовки исполнительной и рабочей документации.

Вид документовКоличество листов (шт.)Количество пачек бумаги (шт.)
Исполнительная документация4 435 9688 872
Рабочая документация60 000151
Таблица № 3. Общее количество бумаги, необходимое для подготовки исполнительной и рабочей документации

Строительство капитальных объектов: расчет от компании «Матрикс»

Промышленный объект с объемом капиталовложений 1 млрд. рублей

На этапе строительства, пуско-наладочных работ и вводе в эксплуатацию необходимо подготовить 2000 документов в месяц, объем каждого — по 8 листов. На реализацию проекта требуется 36 месяцев. Суммарный расход бумаги за этот период — 576 000 листов (2000×8×36). Не забудем про изменения, которые вносят в среднем 2 раза. Каждую новую версию документа нужно распечатать в 5 экземплярах.

Итого: на этапе строительства, пуско-наладочных работ и вводе в эксплуатацию для подготовки документов необходимо: 576 000×2×5 = 5 млн 760 тысяч листов (рис. 2).

Рисунок 2. Сколько бумаги нужно для подготовки документов при строительстве промышленного объекта
Рисунок 2. Сколько бумаги нужно для подготовки документов при строительстве промышленного объекта

Насосные станции с объемом капиталовложений 1 млрд. рублей

Объект — сеть из 200 насосных станций сети городского водоснабжения.

Чтобы распечатать финальную версию проектной документации для одного объекта, уходит 20 пачек бумаги по 500 листов. Всего было 222 таких объекта.

Итого: 20×500×222 = 2 220 000 листов.

Финальную версию проектной документации печатали в 2 экземплярах.

Итог: потребовалось 4 млн 440 тыс листов (рис. 3).

Рисунок 3. Сколько бумаги нужно для подготовки документов при строительстве сети насосных станций
Рисунок 3. Сколько бумаги нужно для подготовки документов при строительстве сети насосных станций

Объект гражданского назначения с объемом капиталовложений 30−70 млн. рублей

Расчет сделали для среднего по сложности и технико-экономическим показателям объекта гражданского назначения. Это могут быть школы, торгово-развлекательные центры, жилые и административно-бытовые здания.

Печать проектной документации в одном экземпляре требует 10 000 листов бумаги. По договору обычно требуется 4−6 экземпляров финальной версии. Но до этого 6−10 редакций уходит на согласование в различных структурах.

В среднем уходит листов бумаги: 10 000×5×8 = 400 000

Итог: на разработку и согласование проектной документации потребовалось 400 000 листов бумаги (рис. 4).

Рисунок 4. Сколько бумаги нужно для подготовки документов при строительстве объекта гражданского назначения
Рисунок 4. Сколько бумаги нужно для подготовки документов при строительстве объекта гражданского назначения

Сколько денег уходит на бумагу?

Посчитаем, сколько можно сэкономить, если внедрить ЭДО и отказаться от бумажного документооборота. Стоимость пачки бумаги возьмем по состоянию на 18.05.2022 г.: 500 листов формата А4 — 450 руб., широкоформатная бумага для принтера формата А2 (для чертежей) — 3 000 руб.

Стоимость бумаги на 18.05.2022
Стоимость бумаги на 18.05.2022

Многоэтажный дом

Для подготовки документов при строительстве многоэтажного дома в бюджет необходимо заложить:

  • на печать исполнительной документации: 8 872 пачки x 450 руб. = 3 992 400 руб.
  • на печать рабочей документации: 151×3 000 руб.= 452 571 руб.

Итого потребуется 4,5 млн руб. Это сумма только на покупку бумаги. Дополнительно нужно приобрести расходники для принтера, оплатить доставку документов до заказчика и надзорных органов.

Объекты капитального строительства

На покупку бумаги при строительстве капитальных объектов необходимы следующие суммы:

  • Промышленный объект — 5,2 млн руб.
  • Насосные станции — 4 млн руб.
  • Объект гражданского назначения — 360 тыс. руб.

Мы рассмотрели расходы только на бумагу. Если учесть стоимость картриджей, принтеров, логистику между застройщиком, надзорными органами и клиентом, финансовые убытки из-за длительных согласований, то сумма увеличится в 1,5 раза.

В таблице № 5 указаны фактические расходы организации на бумагу и картриджи при выпуске проектной документации в рамках выполнения государственного контракта «Строительство автоматизированной системы управления технологическим процессом подачи и распределения воды» филиалов ГУП региональной организации.

Тип документацииКоличество страницКоличество экземпляровпо контрактуОбщее количество листовКоличество пачек бумаги формата А4 (по 500 листов)Картридж (ресурс — 20 000 листов)
Инженерные изыскания8 4835(+1 на корректировку)50 8981023
Проектная документация7 6395(+1 на корректировку)45 834903
Сметная документация12 0005(+1 на корректировку)72 0001444
Рабочая документация6 0005(+1 на корректировку)26 000522
Итого32 1225(+1 на корректировку)194 73238812
Таблица № 4. Фактические затраты на бумагу и картриджи при подготовке документации для объекта «Строительство автоматизированной системы управления технологическим процессом подачи и распределения воды»

На подготовку документации ушло 530 600 руб.: 174 600 руб. — на покупку бумагу, 276 000 руб. — на покупку картриджей, 80 000 руб. — на оплату труда техников.

Способы решения проблемы — как избавиться от бумажных документов в строительстве

Внедрение ЭДО в строительстве поможет строительной организации избавиться от бумажных документов, сэкономить деньги и время. Сотрудники смогут создавать, согласовывать и подписывать графики, сметы, ведомости прямо в сервисе.

На российском рынке существует несколько решений для перевода исполнительной документации в цифровой формат, например «Цифровое управление строительством».

    Подпишитесь на рассылку
    Раз в неделю будем присылать вам самые интересные материалы

    Выгоды от цифровизации строительства

    Главное преимущество отказа от бумажного документооборота — это сокращение расходов на бумагу, почтовые услуги, обслуживание оргтехники. Цифровизация строительства ускоряет бизнес-процессы и снижает риски фальсификации первичных учетных документов. Застройщик сможет отказаться от бумажного документооборота и сэкономить 10 и более млн рублей. По оценке Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ, перевод документооборота в цифровой вид позволит бизнесу сократить расходы на 1−3%.

    Дополнительный плюс — оптимизация времени. Сотрудникам не нужно обрабатывать большой объем входящей бумажной документации:

    • Они не тратят много времени на поиск ошибок и внесение исправлений.
    • Вероятность потерять документ стремится к нулю. Он будет лежать в той папке, куда его загрузили.
    • На основании электронных документов можно в автоматическом режиме формировать графики и отчеты.

    Другие плюсы перехода на электронный документооборот

    ЭДО в строительстве многократно упрощает взаимодействие с контрагентами, контрольными ведомствами и органами власти. Например, в несколько раз быстрее происходит согласование:

    • актов скрытых работ — отделом технического надзора;
    • заявок на оборудование, строительные и расходные материалы — прорабом;
    • журналов и графиков — прорабом.

    На согласование цифровых документов уходит не месяц, а несколько дней. Снижение временных затрат на этапе строительства в некоторых случаях достигает 50%.

    Дополнительный плюс перехода на электронный документооборот — забота об экологии. Для изготовления 1 т бумаги нужно 28,6 м3 древесины или 86 деревьев. На бумагу при строительстве промышленного объекта — 2 476,8 деревьев, сеть насосных станций — 1909,2 деревьев, объекта гражданского назначения — 172 дерева.

    Выводы

    • Отказ от бумажного документооборота позволит бизнесу сократить расходы на 1−3%. Если не учитывать других стоимость расходных материалов и убытки из-за длительных согласований, то финансовая выгода составит:
      • при строительстве многоэтажного дома — 4,5 млн руб.;
      • при строительстве промышленного объекта — 5,2 млн руб.;
      • при строительстве сети насосных станций — 4 млн руб.;
      • при строительстве объекта гражданского назначения — 360 тыс. руб.
    • Внедрение ЭДО в строительстве сокращает временные затраты до 50%.
    • Внедрение ЭДО спасет от вырубки:
      • при строительстве промышленного объекта — 2 476,8 деревьев;
      • при строительстве сети насосных станций — 1909,2 деревьев;
      • при строительстве объекта гражданского назначения — 172 дерева.