Сметы в формате XML: требования Главгосэкспертизы России и выгода заказчика

С 2021 года по приказу Минстроя России сметы подаются на государственную экспертизу в едином машиночитаемом формате XML. Перевод документа из привычного формата Грандсметы GSFX в XML — дополнительная работа для сметчиков. Давайте разбираться, для чего ввели требование и как извлечь из него пользу для бизнеса.

Минстрой России обязал предоставлять сметы на экспертизу в формате XML

В 2017 году Минстрой России приказом от 12.05.2017 г. № 783/пр утвердил требования к формату электронных документов, подаваемых на госэкспертизу. Согласно приказу, сметы надо предоставлять в формате XML в соответствии со схемой, размещенной на сайте Минстроя России. Это обязательное требование для всех договоров на разработку проектной документации, заключенных позже 18 августа 2021 года.

Минстрой России в помощь участникам рынка разработал сервисы:

• по проверке XML-файлов на соответствие утвержденной схеме;
• Единую цифровую платформу экспертизы — для подачи документов на экспертизу в электронном виде;
• по подготовке заключений экспертизы в формате XML — для экспертных организаций.

Цель перехода на XML — унификация смет

XML-схема разработана с учетом методики определения сметной стоимости строительства по приказу Минстроя от 4 августа 2020 г. № 421/пр.

Заместитель начальника Главгосэкспертизы России Александр Вилков главной задачей XML назвал унификацию смет: чтобы можно было открыть любую смету в любой сметной программе.

Кроме того, единый машиночитаемый формат должен помочь:

• Автоматизировать и ускорить составление и проверку смет. Чем больше расчетов производит компьютерная программа, а не человек, тем меньше вероятность погрешности округления расценок или ошибки применения индексов и поправок. При проверке машиночитаемых документов часть работы выполняется автоматически, за счет этого экспертиза проводится быстрее.
• Формировать статистику. Сведения о заключении экспертизы передаются в единый государственный реестр — ФГИС ЕГРЗ. Таким образом в реестре собираются большие массивы данных, которые можно анализировать и использовать.
• Мониторить и анализировать цены на строительные ресурсы во всех субъектах РФ. Прайсовые позиции помогают понять, чего не хватает сметчикам в классификаторе строительных ресурсов, какие материалы используются на стройках в каждом из субъектов РФ и какова их стоимость. На основе этих данных можно точно рассчитать индексы к группам ресурсов и стоимость этих ресурсов в Федеральной государственной информационной системе ценообразования в строительстве.
• Совершенствовать сметно-нормативную базу. Сбор данных позволяет составить список часто используемых расценок и понять, какие разделы нужно добавить или убрать.

Из этого следует, что единые формат и схема документов потенциально несут пользу для сметчиков и заказчиков. Но пока строительные компании ее не ощутили, зато уже столкнулись со сложностями в работе с XML.

Перевод смет в XML — дополнительная, но полезная работа сметчика

По новым правилам сметчику приходится сначала составлять документацию в Грандсмете, а потом перевести смету в XML, чтобы отправить в Главгосэкспертизу. Открыть XML без специального программного обеспечения не получится, так как это язык разметки.

Отсюда у строительных компаний сложилось мнение, что перевод смет в XML — это лишняя работа, которая не приносит пользы. На самом деле, у формата XML есть преимущества.

Ключевое отличие XML от GSFX: XML — это формат, не привязанный к производителю программного обеспечения, поэтому его используют для обмена данными между программами. Он позволяет корректно переносить документы из Грандсметы в другие сервисы, то есть обеспечивает «бесшовную» цифровизацию, о которой говорит Александр Вилков. Поэтому смету XML удобно использовать на следующих этапах строительства.

Цифровизация строительно-монтажных работ начинается с XML-сметы

Смета — это точка входа в цифровизацию, потому что именно в ней содержатся данные, которые необходимы для бесшовного цифрового процесса. Давайте разберем два случая: когда смета ведется в отдельной программе и когда есть ее XML-версия.

Если смета ведется в отдельном сервисе, то график производства работ создается в Excel или в дополнительной программе. Туда вручную переносятся данные: объемы, наименования работ, сроки и другие. В случае корректировки сметы все документы приходится исправлять также вручную. А при закрытии выполненных объемов строительства нужно сопоставить данные из смет, актов строительного контроля, ведомостей, графиков работ, посчитать стоимости.

Если смета в XML загружается в сервис электронного документооборота, то все данные становятся взаимосвязанными. График производства работ формируется автоматически: работы и их объемы загружаются из сметы, а вручную нужно ввести только период. При внесении изменений в смету график тоже корректируются.

Ведомости и другие документы связаны с данными из сметы. Благодаря этому закрытие объемов выполненных работ происходит в электронном виде в несколько кликов: вероятность ошибки нулевая. К тому же документы по объекту: договоры, проектная документация, сертификаты, акты и прочие собраны в единой базе данных, что облегчает доступ к ним.

Таким образом, с помощью простого действия — перевода сметы в XML, можно получить кратный позитивный эффект по улучшению контроля и уменьшению сроков документооборота и строительства в целом.

Смету в XML можно редактировать и корректировать

Рассмотрим, как происходит работа с XML, на примере IT-платформы «Цифровое управление строительством».

После экспертизы смета загружается в программу для автоматизации строительно-монтажных работ со сметным модулем. При загрузке сервис предлагает выбрать, к какому разделу относится документ: например, «Основные объекты строительства», и указать период: подготовительный, основной или пусконаладочный. Теперь смету можно просматривать, редактировать, и загружать корректировки, если потребуется.

Выполняем проверку сметы XML, чтобы убедиться, что полученные данные совпадают с ее оригиналом. Нужно отметить, что раньше с выгрузкой документов из Грандсметы возникали сложности. В программе реализованы сложные алгоритмы применения коэффициентов при расчетах. Из-за этого в импортируемом файле часто промежуточные итоги не совпадали с оригиналом. Теперь таких проблем нет: получается сохранить смету в формате XML корректно, все данные переносятся без ошибок.

При необходимости смету в XML можно корректировать. Рассмотрим пример. Допустим, нужно отразить в смете налог на добавленную стоимость. Для этого в разделе «Общие дополнительные затраты» выбираем из справочника строку «НДС 20%». Теперь она появилась в блоке общих дополнительных затрат по объекту и отражается в смете.

На основе этой сметы мы составим график производства работ и исполнительные документы.

Цифровой документооборот позволяет сократить сроки подписания документов и строительства в целом

Загруженная в сервис смета дает возможность построить график производства работ автоматически. При создании документа в разделе «ГПР» нужно выбрать «Заполнить из смет». После этого данные из сметы переносятся в тот период работ, который указали при загрузке XML-файла.

Весь пакет документов согласовывается и подписывается в цифровом виде: это можно сделать за одну неделю. История согласования сохраняется в сервисе, а электронные подписи обеспечивают юридическую значимость документов.

Электронный документооборот значительно упрощает контроль строительства. Формируется график, на котором обозначены прогнозируемые и фактические сроки выполнения работ, отставание или опережение. Таким образом в электронном виде можно вести управленческий учет по деньгам, срокам, документам.

С помощью простого действия — сохранить смету в формате XML, мы получаем возможности полной цифровизации строительно-монтажных работ.

Выгода бизнеса от XML — в бесшовной цифровизации

Формат XML дает возможность автоматически использовать данные сметы в других документах: графике производства работ, ведомостях, актах и прочих. За счет этого существенно сокращаются сроки документооборота.

На основе XML-сметы можно настроить мониторинг инвестиционных объектов без Excel-таблиц и бумажных документов, вести график производства работ, подписывать электронную исполнительную документацию, вести электронный строительный контроль, перевести в цифру заявки на материалы и контролировать расходы.