Сметный модуль: связь между управленческим учетом в строительстве и сметами в цифровых сервисах

Проблемы, выгоды от внедрения и обзор сервисов

Когда строительная компания переходит на электронный документооборот, плюсы очевидны: проекты реализуются быстрее, трудозатраты работников сокращаются, управление проектно-сметной документацией оптимизируется. Но встает проблема: далеко не все сервисы ЭДО умеют работать со сметами. И это ключевая сложность, потому что в смете содержатся все базовые данные — работы, объемы, материалы, количество техники и оборудования, разбивка на этапы работ.

Большинство даже специальных строительных сервисов ЭДО не поддерживают сметный модуль. Другие программы малофункциональны или предназначены только для расчета смет. Лишь единичные сервисы ЭДО удобны для работы и закрывают все задачи застройщика.

В статье узнаем от экспертов:

• о проблемах, которые возникают во время работы, если управленческий и финансовый учет в строительстве не привязан к смете;
• о выгодах для генподрядчиков и заказчиков от объединения финансовых показателей, сметных документов и графика работ в одном сервисе ЭДО;
• о функциональных возможностях строительных сервисов, которые уже работают со сметой и финансовыми показателями.

Оглавление

1. Управленческий и финансовый учет в строительстве отдельно от сметы: почему это неудобно?
2. Финансовый учет, смета и ГПР в сервисе ЭДО: основные выгоды
3. Что останавливает от перевода сметных документов в ЭДО
4. Сервисы ЭДО для работы со строительной и сметной документацией
   • Цифровое управление строительством (ЦУС)
   • Сметтер
   • Адепт
   • Gectaro
5. Оцифровка смет — мощное конкурентное преимущество

Управленческий и финансовый учет отдельно от сметы: почему это неудобно?

Большинство строительных организаций сегодня ведет финансовый учет в строительстве в 1С, а сметы — в программах «Грандсмета», «Смета.ру» или Excel. Графики производства работ (ГПР), потребности в материалах и технике составляются отдельно, они не привязаны к финансовым потокам и реально выполненным работам. Сложно вести управленческий учет в строительстве: до конца стройки никто не знает, какое расхождение между запланированными и фактическими расходами.

Почему так происходит? Когда смета составлена в одной системе, финансы — в другой, закупки — в третьей, а график работ — отдельно в диаграмме Ганта, то процессы в компании не связаны между собой и не синхронизируются. Возникает расхождение между контрактами, сметами и исполнительной документацией. Невозможно увидеть и проанализировать общую картину, и управление проектно-сметной документацией становится неэффективным.

Чтобы посчитать, сколько необходимо заплатить или взыскать с контрагентов, компаниям приходится поднимать договоры, реестр оплат, проектную документацию.

Еще хуже, когда весь документооборот между участниками строительства происходит в бумажном формате: приходится вбивать, печатать, сканировать, пересылать, подписывать оригиналы. Если где-то обнаружена ошибка, все повторяется заново. Документы часто теряются, на каждое новое согласование требуется время.

Финансовый учет, смета и ГПР в сервисе ЭДО: основные выгоды

«Только за прошлый год в России было сдано 80,6 млн. кв. метров жилых помещений, при этом исполнительная документация в бумажном виде может покрыть всю эту площадь в несколько слоев», — рассказал гендиректор компании Gaskar Group Игорь Афанасьев. На передачу, исправление и согласование материалов требуются существенные финансовые и временные ресурсы.

Если внедрить ЭДО и организовать привязку сметной документации к объекту, это позволит вести сквозной финансовый учет в строительстве и всегда видеть реальную картину на площадке. Для этого используются специальные программы. В них сметная документация выступает фундаментом, на основе которого создаются ГПР, исполнительная документация, акты выполненных работ КС-2 и КС-3.

Перевод документооборота в электронный вид многократно упростит и ускорит работу, повысит ее качество и эффективность управления проектно-сметной документацией. Подход обеспечивает мгновенный прогнозный срез бюджета строительства на любой стадии — контроль расходов и доходов.

Генподрядчик может увидеть в любой момент времени:

• сколько денег на счету;
• какие поступления ожидаются;
• достаточно ли финансов на текущие расходы;
• куда потрачены денежные средства.

Также внедрение ЭДО выгодно заказчику. Он видит план/факт в разрезе реализации строительства, приемки, освоения денежных средств.

Что останавливает от перевода сметных документов в ЭДО

Лишь небольшой процент организаций внедряют современные IT-технологии для цифрового управления строительством. Многие компании продолжают практиковать классический подход и используют разные таблицы для оформления сметы, графика работ, ведения финансового и управленческого учета. От автоматизации застройщиков останавливают несколько аспектов.

Нередко оцифровке процессов препятствуют сами генеральные подрядчики. Им не выгодно, чтобы заказчик видел каждый их шаг. Поэтому они не стремятся сделать процесс строительства прозрачным. Но и для них перевод сметы в ЭДО несет преимущества. Это позволит завершить все работы быстро и в итоге получить больше прибыли.

Но автоматизация строительных процессов в ближайшем будущем неизбежна. Компании, которые первыми внедряют современные IT-технологии, получают мощное конкурентное преимущество.

Сервисы ЭДО для работы со строительной и сметной документацией

Сервисы электронного документооборота уже умеют хорошо работать со строительной документацией. Но со сметными и финансовыми документами интеграции пока нет. Большинство программ имеют малофункциональную имитацию сметного модуля или рассчитывают сметы отдельно. В результате нет связки между фактическими строительными работами и финансовыми показателями.

Лишь несколько строительных сервисов ЭДО поддерживает сметный модуль. Об этих программах поговорим далее.

Цифровое управление строительством (ЦУС)

ЦУС — единственный сервис, который позволяет на практике использовать ТИМ (технологии информационного моделирования) на этапе строительства. Он представляет собой единую информационную среду для планирования, контроля и управления объектом на любой стадии жизненного цикла — от проектно-изыскательских работ до эксплуатации. Каждому участнику процесса предоставлен доступ к ограниченному набору опций. Это предотвращает случайные ошибки и внесение изменений в информацию.

Особенности

Для работы со сметными документами в программе предусмотрены функции:

• импорт смет в формате XML согласно новым требованиям Главэкспертизы;
• импорт смет в формате ГрандСмета, Смета.ру, из MS Excel и других форматов;
• учет индексов и всех параметров/атрибутов, заложенных в смету;
• возможность загружать модели любого масштаба со всеми атрибутами, настраивать недостающие атрибуты;
• возможность сравнить сметы между собой;
• возможность проводить корректировки смет;
• оповещение об отклонениях от бюджета.

Преимущества

ЦУС отличается широкими функциональными возможностями:

• реализован принцип 3D-4D-5D на практике;
• сквозная цифровизация работы: от импорта сметы до полностью электронной исполнительной документации, КС-2, КС-3 и журналов работ;
• автоматизированное создание графика проведения работ на основе сметы;
• подходит для проектов любого масштаба.

ЦУС отличается быстротой, гибкостью и облачностью. У него интуитивно понятный интерфейс, с которым легко разберется каждый сотрудник. На внедрение сервиса необходимо от 1 месяца.

Случай из практики: Хранилище ФНС в Свердловской области

Объект: Централизованное архивное хранилище ФНС России в Свердловской области

Заказчик: ФКУ «ОДЕЗ Минстроя России»

Подрядчики:

• выполняет строительство: ООО «АМДтехнологии»;
• готовит проектную документацию: АО «Гражданпроект»;
• выполняет работы, подлежащие освидетельствованию: ООО «Виктори».

17 ноября был подписан государственный контракт. Особенность проекта — географическая разрозненность:

• заказчик и генеральный подрядчик — в Москве;
• объект капитального строительства — в Екатеринбурге;
• субподрядчик — в Сургуте.

Все работы проводились в едином цифровом поле с применением программы ЦУС.

Уже 23 декабря были согласованы и подписаны документы о выполнении всех работ с учетом всех замечаний. В этот же день документы направлены в адрес генерального Казначейства.

Итог: все работы выполнены за месяц. Без ЭДО процесс растянулся бы минимум на 3 месяца.

Случай из практики: Реконструкция подстанции и кабельной линии в Московской области

Объект:

1. Реконструкция трансформаторной подстанции и кабельной линии. Установка системы учета. Местоположение — Московская область, г. Истра.
2. Реконструкция распределительной подстанции и строительство кабельной линии. Установка системы учета по уровню напряжения и устройств сбора и передачи данных. Местоположение — Московская область, г. Серпухов.

Заказчик: АО «Мособлэнерго»

Подрядчики: ООО «РЭС» и ООО «Кабельная индустрия»

Чтобы облегчить контроль за ходом реализации проекта, сократить сроки согласования и подписания документов, участники проекта решили внедрить электронный документооборот.

Что сделано:

• 25 человек со стороны заказчика и подрядчиков научились работать в программе. Обучены все задействованные лица;
• построены цифровые модели объектов строительства;
• созданы учетные записи для пользователей системы;
• загружена сметная документация;
• сформированы графики производства работ;
• настроены электронные цифровые подписи для работы в системе;
• сформирован пакет исполнительной и закрывающей документации;
• согласованы и подписаны документы между заказчиком и подрядчиком внутри системы.

За 2 месяца и 18 дней специалисты выполнили пилотное внедрение ЦУС, наладили документооборот и оперативное взаимодействие между всеми участниками строительного процесса. В результате сократилось время на формирование документов, упростился управленческий учет в строительстве.

Итог: теперь процесс согласования занимает не 3 недели, а максимум 7 дней. Все участники получают уведомления о согласованиях или возможных срывах сроков. Процесс подписания документов ускорился до 7 дней.

Сметтер

Программа «Сметтер» предназначена для работы с финансовыми показателями, сметой и отчетными документами, планирования закупок, контроля строительства.

Конструктор в программе «Сметтер» автоматически формирует смету на основе баз расценок с помощью калькулятора. В программе можно учитывать расходы, чеки, дополнительные работы и платежи.

Особенности

Для работы со сметными документами представлены следующие функции:

• гибкий редактор смет, позволяющий скрыть от заказчика определенные позиции и параметры;
• планирование производства работ с помощью удобных диаграмм и графиков;
• встроенная база расценок на технологические операции и работы по регионам России и СНГ;
• возможность создания своего справочника расценок;
• строительный калькулятор;
• автоматическое формирование финансовых отчетов и аналитики;
• автоматическое создание более 20 типов актов и документов для заказчика;
• импорт данных в смету;
• экспорт финансовых отчетов (по объектам и сметам, движению денежных средств, прибылям и убыткам, закупкам, оплате труда) в формате XLS и Excel;
• чаты с заказчиком для обсуждения смет, передачи файлов и проектов;
• несколько уровней доступа для разных участников проекта.

Преимущества и недостатки

Многие пользователи «Сметтер» отмечают, что одно из главных преимуществ программы — база расценок по регионам. Сервис отличается гибкостью, быстротой и интуитивно понятным интерфейсом.

Главный недостаток «Сметтера» - ограниченный набор опций. По сути сервис предназначен для расчета смет. Остальные функции проработаны недостаточно.

ГК Адепт

Система «Адепт» — это программа для контроля объекта на всех этапах жизненного цикла и единое информационное поле для передачи информации, привязки графика к объектам цифровой модели и финансовым показателям. Она представлена в нескольких вариантах.

В программе «Адепт:Смета» можно использовать базисно-индексный, ресурсный, смешанный и любой другой способ расчета.

Особенности

Для работы со сметными документами в программе предусмотрены функции:

• график производства работ на основе смет;
• расчет и автоматическая актуализация смет на основе 3D-модели;
• формирование сметы на основе официальных нормативов, ведомственных сборников или фирменных расценок;
• разграничение прав доступа.

Расчет сметы происходит в три этапа.

Преимущества и недостатки

Преимущества ГК Адепт:

• встроенная база индексов Минстроя и Минэкономразвития, которая обновляется автоматически;
• автоматическое обновление графика при внесении изменений в смету;
• возможность загрузить региональные индексы по статьям затрат, ведомственные индексы, сборники текущих цен;
• проверка смет и калькуляции на соответствие нормативам;
• анализ расценок и коэффициентов при сравнении с эталонной сметой;
• загрузка смет из других программ в любом формате.

Основные недостатки ГК Адепт — сервис громоздкий, сложный и необлачный. Пользователю необходимо приобрести и установить 2 или более программных комплекса, например «Адепт:управление строительством», «Адепт:СЭД», «Адепт:Смета». Только в этом случае можно работать одновременно со строительными и сметными документами, финансовыми показателями, анализировать и планировать поставки материалов.

Кейсы

Группа компаний «Т Плюс» обратилась с задачей — модернизировать работу отделений, которые занимаются сметной документацией:

• повысить качество и независимость проверки;
• организовать возможность «перекрестных» проверок сметы разных филиалов;
• сократить время, необходимое для формирования сметной документации.

Для решения задач в компании внедрили «Адепт:СЭД» и интегрировали ее с «Адепт:Смета» и «Адепт:Проект». Теперь в программе одновременно могут работать более 1400 сметчиков из подразделений с разных регионов РФ.

Реализация проекта позволила на 30% сократить затраты на сопровождение сметных систем, организовать работу всех сметчиков в едином информационном пространстве и автоматически формировать график финансирования.

Gectaro

Gectaro имеет широкие возможности для создания аналитических отчетов, контроля за ходом строительных работ и финансовых показателей, управления проектно-сметной документацией, формирования отчетных документов.

Особенности

Функции сметного модуля:

• создание смет для контроля и согласования;
• предоставление доступа к смете заказчику;
• контроль выполнения плана в реальном времени;
• оповещение об отклонениях от бюджета.

Клиент может пройти по ссылке и посмотреть смету, график и фактически выполненные работы. Себестоимость проекта для него скрыта. Чтобы сформировать акты КС-2 и КС-3, достаточно выбрать нужный период.

Преимущества и недостатки

Gectaro — облачный и быстрый сервис. Его основные преимущества:

• готовый справочник расценок с более чем 45 000 наименованиями;
• возможность загрузки своего справочника расценок из Excel;
• поддержка импорта данных из Excel и сметных программ «Гранд-смета», «Смета.ру»;
• привязка к графику выполнения работ.

На формирование сметы уйдет не больше 10 минут. Нужно лишь обозначить объем работы, и Gectaro рассчитает стоимость на основе справочника расценок.

Основной недостаток Gectaro — сервис подходит только для малого и частного строительства. Контролировать с его помощью масштабные проекты не получится — обработка больших смет занимает много времени.

Кейсы

Ниже — случай из практики от пользователей, которые перенесли сметные документы в Gectaro.

В компании «Амперия», которая строит дома в Ленинградской области, скорость создания смет выросла в 7 раз. Раньше весь учет сотрудники вели вручную и в программе Excel. На формирование сметных документов требовалось 2 недели. Не все клиенты соглашались ждать так долго и уходили к конкурентам. Если за это время цена на материалы менялась, приходилось переделывать смету. После внедрения Gectaro на создание сметы требуется 2 дня.

Это история компании, которая специализируется на малоэтажном строительстве. В масштабных проектах выгода от интеграции строительных и сметных документов гораздо ощутимее.

Оцифровка смет — мощное конкурентное преимущество

Перевод сметы в ЭДО и цифровое управление строительством выгодны для всех участников процесса. Программное обеспечение экономит время и финансовые ресурсы, избавляет от рутинных операций и минимизирует ошибки. На практике на больших объектах наблюдается сокращение сроков до нескольких месяцев и существенное упрощение управленческого учета в строительстве.

Преимущества оцифровки смет:

• Сокращение времени подготовки, согласования и подписания сметных документов.
• Формирование финансового отчета в любой момент: сколько денег на счету, какие поступления ожидаются, достаточно ли финансов на текущие расходы, куда потрачены денежные средства.
• Рутинные операции выполняет ПО: не нужно бегать с документами для согласования, при обновлении сметы автоматически актуализируется график работ; формирование КС-2 и КС-3 за 5 минут, создание сметы для типовых проектов на основе справочников за несколько минут.
• Вероятность потери и дублирования данных исключена: опечатки, арифметические просчеты из-за невнимательности стремятся к нулю. Отдел продаж больше не удалит и не внесет случайные изменения в формулы расчета.

Внедрение ЭДО в строительной отрасли — неизбежно. Компании, которые первыми внедряют современные технологии, получают мощное конкурентное преимущество.