Зачем нужна электронная подпись в исполнительной документации в строительстве

Быстро подписать нужные документы, сдать отчетность и поучаствовать в тендере — с электронной подписью все эти операции можно сделать в считанные минуты. Для цифрового документооборота в строительстве ЭЦП — главное условие. В нашем материале расскажем, как работает электронная подпись и как ее получить.

Что такое электронная подпись

Электронная подпись — это цифровой аналог подписи реальной. Она делает любой цифровой документ таким же легитимным, как и его бумажная версия. Юридическую силу ЭЦП придает 63-ФЗ «Об электронной подписи». Проще говоря, электронная подпись делает возможным цифровой электронный документооборот и избавляет от возни с бумажками.

Например: строительная компания из Москвы возводит жилой комплекс во Владивостоке. Пакет документов на Дальний Восток идет минимум три рабочих дня. На бумажный документооборот приходится закладывать дополнительные сроки. При использовании ЭЦП срок пересылки документов сокращается до пары секунд.

С технической точки зрения электронная подпись — это особый криптографически защищенный файл. Он подтверждает личность и полномочия человека, подписавшего таким образом документ.

Электронную подпись генерирует средство криптографической защиты информации. Оно сканирует документ и создает его хеш-сумму. Проверить подпись можно с помощью сертификата открытого ключа — если хеш-сумма совпадает, значит, документ не меняли после его подписания. Если же есть несовпадения, подпись теряет юридическую силу.

Виды подписей

63-ФЗ разделяет электронные подписи на три вида, в зависимости от надежности шифрования и юридического статуса:

Простая электронная подпись. Фактически, это просто логин и пароль. Такая подпись не обладает дополнительной криптографической защитой. Ее можно использовать во внутреннем документообороте компании, но в работе с имущественными и финансовыми документами лучше использовать другие варианты — они будут более надежны.

Неквалифицированная электронная подпись. Такая подпись создается с помощью средств шифрования с сертификатом ФСБ. Неквалифицированная электронная подпись подтверждает, что документ подписан в определенное время и определенным человеком. Взломать такую подпись практически невозможно. Но государство все равно не доверяет неквалифицированным электронным подписям из-за неудовлетворительных средств защиты.

Квалифицированная электронная подпись. Такую подпись выдают в специальном центре с сертификацией ФСБ и аккредитацией у Минкомсвязи. Только квалифицированные электронные подписи признаются государством, в том числе и в судебных инстанциях. Сертификат квалифицированной электронной подписи нужно обновлять раз в год — без него ЭЦП недействительна. Для цифрового документооборота подходит только такая подпись.

Как оформить электронную подпись

Такой же пакет документов нужен и для оформления неквалифицированной подписи. Но юрлица могут получить такие сертификаты только в специализированных центрах. Найти удостоверяющий центр можно на сайте Минкомсвязи.

Для оформления подписи нужен USB-токен — специальный носитель для записи сертификата проверки и ключа электронной подписи. Токен обязательно должен быть сертифицирован ФСТЭК или ФСБ. Для записи КЭП в ФНС подходят токены формата USB тип-A. Например, Рутокен ЭЦП2.0, JaCarta-2 SE или ESMART Token. Стоят они от 2000 рублей.

С 1 января 2022 года порядок получения электронных подписей для юридических лиц изменился. Теперь главы коммерческих компаний могут обратиться за новой подписью в удостоверяющий центр ФНС, а главы и должностные лица федеральных утверждений — в Федеральное Казначейство.

Уполномоченные сотрудники юридических лиц могут получать ЭЦП там же, где и раньше — например, в аккредитованных центрах.

Какие подписи нужны для строительной компании

Для проектной и исполнительной документации нужны только квалифицированные электронные подписи. Они же пригодятся на тендерных площадках и во взаимодействии с правительственными органами.

Как минимум, для строительной компании потребуется 3 квалифицированных электронных подписи. Закрывающие документы по формам КС-2 и КС-3 подписывает директор или лицо, назначенное по доверенности. Исполнительная документация, например, акт освидетельствования скрытых работ, подписывается минимум двумя ответственными исполнителями.

Сколько людей компания назначает ответственными на каждом этапе работ — столько и нужно подписей.

Например: для акта готовности зданий и сооружений к проведению монтажных работ нужно две квалифицированные электронные подписи — со стороны заказчика и строительной организации.

Сценарий «Маленькая компания с небольшим количеством сотрудников»

Если в строительной компании мало специалистов, то один и тот же может отвечать за несколько или даже все этапы работ.

Сценарий «Крупная компания с большим количеством персонала»

Неквалифицированную и простую электронные подписи использовать можно при согласовании документов внутри компании, когда дело не касается заказчика или партнера. Но в случае работы с внешними контрагентами или документами особой важности рекомендуется использовать наиболее защищенную подпись — КЭП.

Как пользоваться электронной подписью

Любой сервис электронного документооборота может привязать электронную подпись. Расскажем об этом подробнее на примере системы «Цифровое управление строительством» — сервиса, который позволяет внедрить электронный документооборот и цифровой контроль на объектах.

ЦУС автоматически определяет квалифицированную электронную подпись в операционной системе — пользователь должен только выбрать нужный сертификат. Никакие другие подписи сервис не отображает — привязать можно только КЭП. Предварительно для привязки подписи нужно подать заявку на электронной документооборот в удостоверяющем центре и активировать его в системе ЭДО. В противном случае даже при отображении сертификата подпись в системе не привяжется.

Для привязки электронной подписи зарегистрированному пользователю ЦУС необходимо зайти в раздел «Договоры и документы» во вкладке «Документооборот»

Подписание документа в сервисе с уже привязанной электронной подписью происходит буквально по нажатию кнопки. Можно выбрать ответственных лиц, если они уже есть в системе, и отправить документ им на подпись.

После того, как согласующее лицо/лица подтвердят подписание документа, статус документа вместо «Отправлен» изменится на «Подписан» и в подразделе «Файлы» карточки документа будет сформирован файл, включающий в себя штамп, подтверждающий электронную подпись документа. Подписанный документ будет выглядеть следующим образом:

Примерно таким образом работают все системы электронного документооборота, хотя у каждого есть свои особенности.

Если у пользователя установлено средство защиты криптографической информации (СКЗИ), то подписывать отдельные файлы можно и прямо на рабочем столе. СКЗИ добавит в контекстное меню вашей операционной системы дополнительные опции работы с документами. При нажатии правой кнопкой мышки на документ открывается меню. Там нужно выбрать пункт «Добавить цифровую подпись».

Также подписывать можно и документы на почте или в облачном хранилище — для этого потребуются браузерные расширения, например, CryptoPro.

Где можно применять ЭЦП в строительстве:

• На онлайн-площадках для участия в тендерах;
• Для ведения цифрового документооборота;
• Для регистрации онлайн-кассы в ФНС;
• Для работы с государственными порталами.